Документальное оформление работы автомобиля
ruenuk
Украина, г.Киев,
  • Регистрация

Документы, которые должны быть в наличии у водителя при осуществлении автомобильных перевозок, перечислены в статьях 39, 48 Закона № 2344, а также в Перечне № 207. Лицам, уполномоченным осуществлять контроль на автомобильном транспорте и в сфере безопасности дорожного движения запрещено требовать у водителя документы не предусмотренные Перечнем №207 (п.2 постановления КМУ от 25/02/2009 №207)

Однако для бухгалтера наибольший интерес представляют документы, подтверждающие расходы при эксплуатации автомобиля. Для грузового автомобиля такими документами являются:

- ТТН;

- путевой лист грузового автомобиля;

- талон заказчика (при почасовой оплате работы автотранспорта).

Что касается легкового автомобиля, то до 16.04.2013 г. основным подтверждающим документом являлся Путевой лист служебного легкового автомобиля (типовая форма № 3). Согласно приказу Госслужбы статистики от 19.03.2013 г. № 95 данная форма утратила силу, однако новая форма не утверждена. Поскольку ранее действующая форма содержала все реквизиты, необходимые для подтверждения расходов на ГСМ, в т. ч. и направление использования автомобиля, предприятие может воспользоваться нормой п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете и разработать форму путевого листа самостоятельно, взяв за основу форму, утвержденную Приказом № 74.

 

Оформление путевого листа легкового автомобиля

Если предприятие для разработки первичной документации учета работы автотранспорта воспользуется формой путевого листа, приведенной в Приказе № 74, то для заполнения бланка можно воспользоваться нормами Инструкции № 74. Порядок заполнения путевого листа приведен в схеме 1.

Схема 1. Порядок заполнения Путевого листа легкового автомобиля

ДИСПЕТЧЕР

• на лицевой стороне ставит штамп предприятия;
• указывает дату выдачи;
• записывает номер путевого листа и дату в диспетчерском журнале;
• указывает режим работы водителя;
• указывает марку, государственный и гаражный (при наличии) номера автомобиля, фамилию и инициалы, номер удостоверения и табельный номер водителя, а также номер колонны и бригады (при наличии);
• заполняет графу 1 раздела I «Завдання водієві» (наименование, адрес заказчика или фамилию, инициалы и должность ответственного лица;
• заполняет графы 2 и 3 согласно договору (заявке);
• указывает остаток топлива исходя из данных предыдущего путевого листа;
• возле слов «Посвідчення водія перевірив, завдання видав» подписью подтверждает свои записи и факт проверки водительского удостоверения

МЕДРАБОТНИК

• после проведения проверки состояния водителя подтверждает факт допуска своей печатью с указанием времени и даты проверки

МЕХАНИК

• в строке 4 раздела II «Робота водія і автомобіля» механик (другое ответственное лицо) указывает показания спидометра при выезде автомобиля из гаража;
• в строке 6 указывает фактическое время выезда;
• подписью подтверждает передачу водителю автомобиля в исправном состоянии и разрешение на выезд

ВОДИТЕЛЬ

• в строке «Автомобіль прийняв» водитель подписью подтверждает получение автомобиля и задания

ЗАПРАВЩИК

• в строках 8–10 раздела III «Рух пального» записывает марку, код марки и количество выданного топлива (при необходимости)

ЗАКАЗЧИК

После выполнения задания ответственное лицо, использовавшее автомобиль, на обратной стороне путевого листа ставит подпись и печать в подтверждение выполненного обслуживания. Если был нарушен режим работы водителя, то об этом указывается также на обратной стороне путевого листа

ЗАПРАВЩИК

• определяет остаток топлива и указывает его в строке 12 раздела III «Рух пального», подтверждая подписью

ВОДИТЕЛЬ

• в строке «Автомобіль здав» ставит подпись о сдаче механику исправного автомобиля

МЕХАНИК

• заполняет строки 5 и 7 раздела II «Робота водія та автомобіля» – указывает время и показания спидометра, подтверждая записи подписью;

• подтверждает подписью принятие автомобиля у водителя

ДИСПЕТЧЕР или БУХГАЛТЕРИЯ

• заполняет графу 13 «Витрати пального за нормою» исходя из пробега автомобиля (стр. 5 – стр. 4 раздела II) и нормы расхода топлива;
• заполняет графу 14 «Витрати пального фактично» исходя из формулы стр. 11 + стр. 10 – стр. 12 раздела III;
•заполняет графу 15 «Загальний пробіг» (стр. 5 – стр. 4 раздела II);
• заполняет графу 16 «Час у наряді» (стр. 7 – стр. 6 раздела II) за исключением времени обеденного перерываinfo 4;
• графы 17 «Розрахунок вартості послуг» и 18 «Розрахунок зарплати водієві» определяются исходя из условий договора и порядка оплаты труда водителяinfo 4 и данных граф 15 и 16. Расчеты подтверждаются подписью таксировщика, выполнившего расчет. Достоверность расчетов проверяется бухгалтером и подтверждается подписью

 

Оформление путевого листа грузового автомобиля

Приказ № 488/346, которым была утверждена форма путевого листа грузового автомобиля, с 10.12.2013 г. утратил силу. Так что и для грузовых автомобилей, как и для легковых, предприятие может разработать собственную форму путевого листа. Для его заполнения можно воспользоваться порядком, который регламентирован Инструкцией № 228info 4.

Схема 2. Порядок заполнения Путевого листа грузового автомобиля

ДИСПЕТЧЕР

• указывает код или наименование режима роботы водителя; номер колонны, бригады, марку, государственный номер, тип автомобиля и его гаражный номер; фамилию, инициалы, класс и табельный номер водителя; марку, государственные и гаражные номера прицепов (полуприцепов), а также фамилию, инициалы сопровождающих лиц;
• на основании заявки или условий договора в разделе «Робота водія та автомобіля» в графах 2 и 3 определяет время по графику;
• в разделе «Завдання водієві» указывается наименование заказчика, время прибытия к заказчику и время убытия согласно графику, а также планируемое время эксплуатации автомобиля (разница граф 16 и 15), название пунктов погрузки и разгрузки, расчетное количество поездок с грузом, расстояние между пунктами, количество груза в тоннах;
• в разделе «Рух пального» в графе 10 «Залишок при виїзді» указывает количество топлива на основании предыдущего путевого листа;
• в строке «Посвідчення водія перевірив, завдання видав, видати пального» записывает количество топлива, которое необходимо выдать для выполнения работы;
• в строке «Підпис диспетчера» подтверждает сделанные им записи

МЕДРАБОТНИК

• после проведения проверки состояния водителя подтверждает факт допуска своей печатью с указанием времени и даты проверки

МЕХАНИК

• в разделе «Робота водія та автомобіля» в графе 5 «Показання спідометра» записывает показания спидометра при выезде, а в графе 6 «Час фактичний» – фактическое число, месяц, время выезда;
• в строке «Виїзд дозволений, підпис механіка» подтверждает сделанные им записи и передачу водителю автомобиля в исправном состоянии

ВОДИТЕЛЬ

• в строке «Автомобіль прийняв» водитель подписью подтверждает получение автомобиля и задания

ЗАПРАВЩИК

• в разделе «Рух пального, літрів» в строках граф 7–9 записывает марку, код и объем выданного топлива и подтверждает свои записи подписью

ЗАКАЗЧИК

Записи не осуществляет.Кроме случаев, когда при необходимости изменяется маршрут движения (заполняются разделы «Завдання водієві», «Послідовність виконання завдання»). Новые записи должны совпадать с данными ТТН

ЗАПРАВЩИК

• определяет остаток топлива и указывает его в строке 12 раздела III «Рух пального», подтверждая подписью

ВОДИТЕЛЬ

• в строке «Автомобіль здав» ставит подпись о сдаче механику исправного автомобиля

МЕХАНИК

• в разделе «Робота водія та автомобіля» в графе 6 указывает дату и время фактического возвращения в гараж, заполняет графу 5 «Показання спідометра»;
• в строке «Прийняв механік» подписью подтверждает достоверность значений граф 5 и 6 и принятие от водителя автомобиля в исправном (неисправном) состоянии

ДИСПЕТЧЕР

• в разделе «Робота водія та автомобіля» в графе 4 определяет расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего пункта разгрузки до гаража;
• в разделе «Рух пального, літрів» в графах 12 и 13 записывает время работы спецоборудования и двигателя (при наличии) на основании граф 15–22 ТТН;
• в разделе «Послідовність виконання завдання» (обратная сторона) на основании ТТН в графе 24 указывает номера поездок, номера ТТН (талонов заказчика), отработанное время, количество перевезенного груза и выполненные грузообороты. Эти записи подтверждают водитель и диспетчер

БУХГАЛТЕРИЯ

• заполняется графа 32 «витрати пального за нормою»;
• заполняется графа 33 «витрати пального фактично» как сумма значений граф 10 и 9 за минусом графы 11 раздела «Рух пального, літрів»;
• заполняется графа 34 «час в наряд і автомобіля і причепа» – разница соответствующих строк графы 6 раздела «Робота водія та автомобіля» (за исключением 1 часа обеденного перерыва). Круглосуточные простои из-за бездорожья, технических неисправностей и т. п. исключаются;
• заполняется графа 36 «час у русі автомобіля» – графа 34 минус графы 37, 38;
• графа 35 «час в наряді причепа» заполняется аналогично гр. 36;
• заполняется графа 37 «час у простої на лінії» – на основании графы 21 ТТН;
• графа 38 «час у простої по тех. несправності» заполняется на основании записей в «Особливі відмітки» путевого листа;
• графа 39 «кількість їздок з вантажем» – указывается количество ТТН;
• графа 40 «загальний пробіг автомобіля» и графа 41 «загальний пробіг причепа» – разница между показаниями спидометра при возвращении и при выезде из гаража (графа 5 раздела «Робота водія та автомобіля»);
• графа 42 «пробіг з вантажем автомобіля» и графа 43 «пробіг з вантажем причепа» – сумма граф 24 всех ТТН;
• графа 44 «перевезено тонн, всього» равна общему объему в графе 27 раздела «Послідовність виконання завдання» и соответствует графам 37 всех ТТН;
• графа 45 «в т. ч. перевезено тонн на причепах» на основании графы 27 раздела «Послідовність виконання завдання»;
• графа 46 (47) = графа 44 x графа 22;
• графа 49 «зарплата» заполняется на основании граф 37–47 ТТН (при необходимости);
• расчеты по заработной плате заверяются подписью ответственного лица. Достоверность всех расчетов подтверждается подписью бухгалтера

При заполнении Путевого листа грузового автомобиля, используемого в транспортной работе с почасовым учетом, на лицевой стороне ставится штамп «Погодинна». К такому путевому листу прилагается два экземпляра Талона заказчика. 

Оформление товарно-транспортной накладной

Типовая форма ТТН утверждена приказом Мининфраструктуры от 05.12.2013 г. № 983, который внес изменения в Правила № 363. Новая форма ТТН (форма № 1-ТН) действует с 14.01.2014 г. Однако порядок заполнения данной формы не утвержден. Поэтому при заполнении формы № 1-ТН рекомендуем использовать правила заполнения документов на перевозку, указанные в разд. 11 Правил № 363, а также Инструкцию № 228info 4.

ТТН выписывается грузоотправителем в 4 экземплярах перед началом перевозки грузов. Первый – остается у грузоотправителя, а второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, передаются водителю. После доставки груза один из экземпляров ТТН остается у грузополучателя. Два других экземпляра, заверенные грузополучателем, передаются: один - перевозчику, второй – грузоотправителю.

 

Заполнение отдельных граф (строк) ТТН

Таблица 1

Графа Информация
1 – 3, 5 – 6 Приводятся данные (название, цена и т. п.) в разрезе отдельных грузов
4 При перевозке грузов в пакетах на поддонах указывается количество пакетов. При перевозке навалом (насыпом, наливом) делается соответствующая запись и количество мест не указывается
Указывается вид упаковки, в которой перевозится груз (сокращенно: «ящ.», «корз.», «боч.», «пак.» и т. д.). Если товар не упакован, указывается «н/у».
8 Указываются реквизиты документов (название, №, дата), прилагаемых к ТТН
9 Указывается общая масса груза (в тоннах)

 

Оформление талона заказчика

Талон заказчика выписывается перевозчиком в двух экземплярах при почасовой оплате транспортных услуг. Данный документ является дополнением к путевому листу грузового автомобиля.

 

Учет бланков путевых листов

Бланки транспортной документации учитываются по дебету счета 209 по стоимости их приобретения с учетом расходов на их доставку. Списание бланков производится в соответствии с нормами П(С)БУ 16, а именно – в момент выдачи ответственному лицу они списываются на административные расходы предприятия и отражаются проводкой: Дт 92 Кт 209.

В налоговом учете расходы на приобретение бланков путевых листов и ТТН включаются в состав расходов на общих основаниях по аналогии с правилами бухгалтерского учета.

Добавить комментарий

Убедительная просьба, коллеги! Вопросы консультационного характера задавайте, пожалуйста, на форуме. Вопросы заданные на форуме проще отслеживать для ответа.


Защитный код
Обновить

консультации

Уставный фонд

НДС

Финансовая отчетность

Кассовые операции

Травмы на производстве

Командировки

Бухучет договорных обязательств

Автомобиль на предприятии

Заработная плата

Земля и недвижимость

Кадровые вопросы

Бухучет праздничных мероприятий

Внешнеэкономическая деятельность

Интернет-магазин

Ломбардные услуги

Финансовая помощь

Лизинговые операции

Сельское хозяйство

Частный предприниматель

Специфические вопросы

blagodarnost 4

Основные разделы

Информация для гостей сайта

Уважаемые гости и пользователи нашего сайта!
Все публикации размещенные на сайте носят информационно-справочный характер и не являются официальными. Буду очень благодарна, если свои отзывы, замечания и пожелания, а также информацию о замеченых ошибках и неточностях Вы укажете в комментариях. Возможность оставить свой комментарий имеется в конце каждого опубликованного материала.
Задавать вопросы и обсуждать интересующие Вас темы предлагаю на форуме - они будут доступны широкому кругу читателей.
Всегда буду рада прийти Вам на помощь! 

S5 Box

Login

Регистрация