Выдача наличности под отчет
ruenuk
Украина, г.Киев,
  • Регистрация

Зачастую у субъектов хозяйствования возникает необходимость приобрести определенные товарно-материальные ценности (работы, услуги) за наличные денежные средства. Кроме того, специфика работы многих предприятий и частных предпринимателей требует от них командирования своих работников для выполнения соответствующих производственных заданий в другой населенный пункт вне места их постоянной работы. Для этого работодатель должен обеспечить своего работника наличностью, т. е. выдать ему определенную сумму под отчет. Суть этой операции заключается в том, что после выполнения задания работник должен отчитаться перед работодателем об использованных денежных средствах и вернуть неиспользованную сумму (при наличии). Выдача лицу наличных денежных средств под отчет может осуществляться при условии, что такое лицо отчиталось в установленном законодательством порядке за ранее полученные под отчет суммы (абз. 4 п. 2.11 Положения № 637 Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.).Физических лиц, которым выдается наличность под отчет, следует проинформировать о порядке ее расходования, документального подтверждения совершенных расходов и предоставления Отчета об использовании денежных средств. Это поможет избежать привлечения виновных лиц к ответственности за нарушения в сфере наличного обращения.

Выдача наличности для приобретения ТМЦ

Основание для выдачи наличности

Выдача наличности под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей (товаров, работ, услуг) или для решения других производственных (хозяйственных) нужд предприятия осуществляется, как правило, на основании приказа по предприятию (см. пример 1).

Пример 1

Открытое акционерное общество «С»

ПРИКАЗ № 15

от 01 апреля 2013 г.                                                                                г. Киев

О закупке канцелярских товаров для бухгалтерии предприятия

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выдать бухгалтеру Полченко С. И. из кассы предприятия 300 грн. для закупки необходимых канцелярских товаров.

2. Поляченко С. И. отчитаться об израсходованных средствах в порядке,предусмотренном действующим законодательством.

                                                                                   Руководитель Сирнов А. В.

 

Сроки, на которые выдается наличность

Выдача наличных денежных средств под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличности под отчет. На все прочие производственные (хозяйственные) нужды устанавливается срок не более двух рабочих дней, включая день получения средств под отчет (абз. 2 п. 2.11 Положения № 637).

Если подотчетному лицу одновременно выдана наличность, как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельхозпродукции у населения и заготовки вторсырья), то срок, на который выдана такая наличность, может быть продлен до завершения срока командировки (абз. 3 п. 2.11 Положения № 637). За нарушение сроков возврата наличности, установленных Положением № 637, на предприятие налагаются штрафные санкции, а на должностных лиц предприятия – административные штрафы.

При этом в соответствии с пп. 170.9.2 НКУ неизрасходованная наличность должна быть возвращена в кассу предприятия или зачислена на его банковский счет до или вместе с представлением отчета об использовании денежных средств.

Таким образом, нормами НКУ установлен иной срок возврата неизрасходованных денежных средств, а именно – до окончания пятого банковского дня, следующего за днем возвращения работника из командировки либо выполнения гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет.

Несоблюдение данных сроков влечет за собой включение невозвращенной суммы в налогооблагаемый доход работника (пп. 170.9.1 НКУ). При этом НДФЛ начисляется с применением специального коэффициента по правилам, изложенным в п. 164.5 НКУ.

Выдача наличности на командировку

Основание для выдачи наличности

Направление работника предприятия в командировку оформляется соответствующим приказом (см. пример 2), в котором должны быть указаны следующие данные:

• пункт назначения;

• наименование предприятия, куда откомандирован работник;

• срок командировки;

• цель командировки.

 

Пример 2

Открытое акционерное общество «С»

ПРИКАЗ № 19

от 01 апреля 2013                                                                                         г. Киев

О направлении в командировку Сижева С. И.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Направить менеджера отдела закупок Сижева С. И. в командировку в город Херсон в ООО «Максимуc» сроком на 3 дня (с 02.04.2013 г. по 04.04.2013 г.) для проведения переговоров и заключения договора на поставку товара.

2. Главному бухгалтеру Митову В. А. обеспечить выдачу аванса на командировку в размере, указанном в смете расходов на командировку.

3. Сижеву С. И. после возвращения из командировки отчитаться об израсходованных средствах в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Приложение: смета расходов на командировку

Руководитель                А. В. Смирнов

С приказом ознакомлен:
Менеджер                С. И. Сижев

01.04.2013 г.

Исходя из специфики деятельности предприятия, в приказе может быть отражена и другая дополнительная информация.

Для того чтобы определить размер аванса, который необходимо выдать командированному работнику, целесообразно произвести соответствующий расчет. Такой расчет удобно оформлять в виде сметы расходов (см. пример 4). При этом следует иметь в виду, что размер суточных установлен нормативно, а другие расходы возмещаются работникам согласно предоставленным по возвращении из командировки подтверждающим документам. Кроме того, работодатель на свое усмотрение может осуществлять соответствующие доплаты командированным работникам.

Пример 3

Приложение
к приказу № 19 от 01 апреля 2013 г.

Смета расходов

№ п/п Наименование расходов Сумма, грн.
Суточные (30 грн. х 3 дн.)  90
Плата за проживание (150 грн. х 3 дн.)  450
Стоимость проезда  500
Итого 1040

Руководитель               А. В. Сирнов 

Как правило, сумма, рассчитанная в смете, является приблизительной. Фактические расходы отличаются от расчетных показателей в большую или меньшую сторону. Поэтому после возвращения работника из командировки необходимы соответствующие доплаты или наоборот – возврат неиспользованной наличности.

Сроки, на которые выдается наличность

Неизрасходованная в командировке наличность должна быть возвращена в кассу предприятия или зачислена на его банковский счет до окончания пятого банковского дня, следующего за днем возвращения работника из командировки (пп. 170.9.2 НКУ).

Вместе с тем действующим законодательством не установлено, за сколько дней до начала командировки работнику должна быть выдана соответствующая сумма наличности (аванс на командировку). Следовательно, денежные средства в данном случае выдаются в сроки, установленные самим предприятием. Главное, чтобы она была выдана уже после подписания приказа о командировке и до непосредственного отбытия в нее работника.

Отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет

Порядок составления

О полученной под отчет наличности работник предприятия обязан отчитаться, т. е. представить в бухгалтерию предприятия (частному предпринимателю) Отчет об использовании денежных средств и вернуть неиспользованную наличность.

Отчет об использовании денежных средств составляет непосредственно работник, которому была выдана наличность. При этом согласно требованиям Порядка № 996(Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировки или под отчет, утвержденный приказом ГНАУ от 23.12.2010 г. № 996.).

Он должен заполнить все реквизиты (графы) отчета, кроме «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерских проводок, расчета суммы удержанного налога на доходы физических лиц (применяется при несвоевременном возврате использованных средств). Как правило, перечисленные данные заполняет бухгалтер предприятия. А вот реквизит «Звіт затверджено» заполняет руководитель предприятия (частный предприниматель).

 

Подтверждающие документы

Указанные в Отчете об использовании денежных средств расходы должны быть подтверждены соответствующими товарными или кассовыми чеками, квитанциями, проездными документами и т. п. Если оплаченные товарно-материальные ценности (работы, услуги) были фактически получены командированным работником, то, кроме платежных документов, он должен предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие факт такого получения (товарные накладные, акты выполненных работ и т. п.). При этом следует иметь в виду, что в рассматриваемом случае работник действует от имени своего работодателя (выполняет его поручение), поэтому в подтверждающих документах должны быть указаны реквизиты работодателя (предприятия или частного предпринимателя).

При проведении наличных расчетов с подотчетным лицом, представившим отчет об использовании денежных средств без подтверждающих документов, на предприятие (частного предпринимателя) налагается штраф в размере выданной под отчет наличности (письмо ГНАУ от 30.12.2005 г. № 13363/6/23-8019).

 

Сроки представления отчета

Отчет об использовании денежных средств представляется подотчетным лицом своему работодателю до окончания пятого банковского дня, наступающего за днем окончания командировки либо завершения гражданско-правового действия, на обеспечение которого выдавались наличные средства (пп. 170.9.2 НКУ).

В то же время необходимо соблюдать сроки возврата неизрасходованной наличности, предусмотренные абз. 2 п. 2.11 Положения № 637.

Таким образом, при наличии выданных под отчет и неизрасходованных сумм на хозяйственные нужды их необходимо вернуть в кассу предприятия не позднее следующего рабочего дня после их выдачи вместе с Отчетом об использовании денежных средств, подтверждающим понесенные работником расходы.

 

Использование работником своей наличности

На практике довольно часто встречается так называемая компенсационная форма подотчетных взаимоотношений. Заключается она в том, что работник предприятия вначале приобретает необходимые товарно-материальные ценности (работы, услуги), а уже потом обращается к руководителю с просьбой компенсировать понесенные им расходы. При этом работник представляет отчет об использовании денежных средств и подтверждающие документы. Обычно такая операция осуществляется по предварительной договоренности. Затем руководитель визирует отчет об использовании денежных средств и работнику возмещаются соответствующие суммы.

Действующим законодательством прямо не предусмотрена данная форма взаимоотношений, однако нет и запрета на осуществление таких операций. В случае использования подотчетным лицом своих денежных средств, с последующей их компенсацией работодателем, следует руководствоваться общеустановленными требованиями к операциям с подотчетной наличностью, в частности:

• при осуществлении расходов следует придерживаться ограничения суммы наличных расчетов, предусмотренных п. 2.3 Положения № 637 (письмо НБУ от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206);

•отчет об использовании денежных средств должен представляться работником в установленные законодательством сроки.

Добавить комментарий

Убедительная просьба, коллеги! Вопросы консультационного характера задавайте, пожалуйста, на форуме. Вопросы заданные на форуме проще отслеживать для ответа.


Защитный код
Обновить

консультации

Уставный фонд

НДС

Финансовая отчетность

Кассовые операции

Травмы на производстве

Командировки

Бухучет договорных обязательств

Автомобиль на предприятии

Заработная плата

Земля и недвижимость

Кадровые вопросы

Бухучет праздничных мероприятий

Внешнеэкономическая деятельность

Интернет-магазин

Ломбардные услуги

Финансовая помощь

Лизинговые операции

Сельское хозяйство

Частный предприниматель

Специфические вопросы

Основные разделы

Информация для гостей сайта

Уважаемые гости и пользователи нашего сайта!
Все публикации размещенные на сайте носят информационно-справочный характер и не являются официальными. Буду очень благодарна, если свои отзывы, замечания и пожелания, а также информацию о замеченых ошибках и неточностях Вы укажете в комментариях. Возможность оставить свой комментарий имеется в конце каждого опубликованного материала.
Задавать вопросы и обсуждать интересующие Вас темы предлагаю на форуме - они будут доступны широкому кругу читателей.
Всегда буду рада прийти Вам на помощь! 

S5 Box

Login

Регистрация