Документальное оформление работы автомобиля
  • Регистрация
ruenuk

Документы, которые должны быть в наличии у водителя при осуществлении автомобильных перевозок, перечислены в статьях 39, 48 Закона № 2344, а также в Перечне № 207. Лицам, уполномоченным осуществлять контроль на автомобильном транспорте и в сфере безопасности дорожного движения запрещено требовать у водителя документы не предусмотренные Перечнем №207 (п.2 постановления КМУ от 25/02/2009 №207)

Однако для бухгалтера наибольший интерес представляют документы, подтверждающие расходы при эксплуатации автомобиля. Для грузового автомобиля такими документами являются:

- ТТН;

- путевой лист грузового автомобиля;

- талон заказчика (при почасовой оплате работы автотранспорта).

Что касается легкового автомобиля, то до 16.04.2013 г. основным подтверждающим документом являлся Путевой лист служебного легкового автомобиля (типовая форма № 3). Согласно приказу Госслужбы статистики от 19.03.2013 г. № 95 данная форма утратила силу, однако новая форма не утверждена. Поскольку ранее действующая форма содержала все реквизиты, необходимые для подтверждения расходов на ГСМ, в т. ч. и направление использования автомобиля, предприятие может воспользоваться нормой п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете и разработать форму путевого листа самостоятельно, взяв за основу форму, утвержденную Приказом № 74.

 

Оформление путевого листа легкового автомобиля

Если предприятие для разработки первичной документации учета работы автотранспорта воспользуется формой путевого листа, приведенной в Приказе № 74, то для заполнения бланка можно воспользоваться нормами Инструкции № 74. Порядок заполнения путевого листа приведен в схеме 1.

Схема 1. Порядок заполнения Путевого листа легкового автомобиля

ДИСПЕТЧЕР

• на лицевой стороне ставит штамп предприятия;
• указывает дату выдачи;
• записывает номер путевого листа и дату в диспетчерском журнале;
• указывает режим работы водителя;
• указывает марку, государственный и гаражный (при наличии) номера автомобиля, фамилию и инициалы, номер удостоверения и табельный номер водителя, а также номер колонны и бригады (при наличии);
• заполняет графу 1 раздела I «Завдання водієві» (наименование, адрес заказчика или фамилию, инициалы и должность ответственного лица;
• заполняет графы 2 и 3 согласно договору (заявке);
• указывает остаток топлива исходя из данных предыдущего путевого листа;
• возле слов «Посвідчення водія перевірив, завдання видав» подписью подтверждает свои записи и факт проверки водительского удостоверения

МЕДРАБОТНИК

• после проведения проверки состояния водителя подтверждает факт допуска своей печатью с указанием времени и даты проверки

МЕХАНИК

• в строке 4 раздела II «Робота водія і автомобіля» механик (другое ответственное лицо) указывает показания спидометра при выезде автомобиля из гаража;
• в строке 6 указывает фактическое время выезда;
• подписью подтверждает передачу водителю автомобиля в исправном состоянии и разрешение на выезд

ВОДИТЕЛЬ

• в строке «Автомобіль прийняв» водитель подписью подтверждает получение автомобиля и задания

ЗАПРАВЩИК

• в строках 8–10 раздела III «Рух пального» записывает марку, код марки и количество выданного топлива (при необходимости)

ЗАКАЗЧИК

После выполнения задания ответственное лицо, использовавшее автомобиль, на обратной стороне путевого листа ставит подпись и печать в подтверждение выполненного обслуживания. Если был нарушен режим работы водителя, то об этом указывается также на обратной стороне путевого листа

ЗАПРАВЩИК

• определяет остаток топлива и указывает его в строке 12 раздела III «Рух пального», подтверждая подписью

ВОДИТЕЛЬ

• в строке «Автомобіль здав» ставит подпись о сдаче механику исправного автомобиля

МЕХАНИК

• заполняет строки 5 и 7 раздела II «Робота водія та автомобіля» – указывает время и показания спидометра, подтверждая записи подписью;

• подтверждает подписью принятие автомобиля у водителя

ДИСПЕТЧЕР или БУХГАЛТЕРИЯ

• заполняет графу 13 «Витрати пального за нормою» исходя из пробега автомобиля (стр. 5 – стр. 4 раздела II) и нормы расхода топлива;
• заполняет графу 14 «Витрати пального фактично» исходя из формулы стр. 11 + стр. 10 – стр. 12 раздела III;
•заполняет графу 15 «Загальний пробіг» (стр. 5 – стр. 4 раздела II);
• заполняет графу 16 «Час у наряді» (стр. 7 – стр. 6 раздела II) за исключением времени обеденного перерываinfo 4;
• графы 17 «Розрахунок вартості послуг» и 18 «Розрахунок зарплати водієві» определяются исходя из условий договора и порядка оплаты труда водителяinfo 4 и данных граф 15 и 16. Расчеты подтверждаются подписью таксировщика, выполнившего расчет. Достоверность расчетов проверяется бухгалтером и подтверждается подписью

 

Оформление путевого листа грузового автомобиля

Приказ № 488/346, которым была утверждена форма путевого листа грузового автомобиля, с 10.12.2013 г. утратил силу. Так что и для грузовых автомобилей, как и для легковых, предприятие может разработать собственную форму путевого листа. Для его заполнения можно воспользоваться порядком, который регламентирован Инструкцией № 228info 4.

Схема 2. Порядок заполнения Путевого листа грузового автомобиля

ДИСПЕТЧЕР

• указывает код или наименование режима роботы водителя; номер колонны, бригады, марку, государственный номер, тип автомобиля и его гаражный номер; фамилию, инициалы, класс и табельный номер водителя; марку, государственные и гаражные номера прицепов (полуприцепов), а также фамилию, инициалы сопровождающих лиц;
• на основании заявки или условий договора в разделе «Робота водія та автомобіля» в графах 2 и 3 определяет время по графику;
• в разделе «Завдання водієві» указывается наименование заказчика, время прибытия к заказчику и время убытия согласно графику, а также планируемое время эксплуатации автомобиля (разница граф 16 и 15), название пунктов погрузки и разгрузки, расчетное количество поездок с грузом, расстояние между пунктами, количество груза в тоннах;
• в разделе «Рух пального» в графе 10 «Залишок при виїзді» указывает количество топлива на основании предыдущего путевого листа;
• в строке «Посвідчення водія перевірив, завдання видав, видати пального» записывает количество топлива, которое необходимо выдать для выполнения работы;
• в строке «Підпис диспетчера» подтверждает сделанные им записи

МЕДРАБОТНИК

• после проведения проверки состояния водителя подтверждает факт допуска своей печатью с указанием времени и даты проверки

МЕХАНИК

• в разделе «Робота водія та автомобіля» в графе 5 «Показання спідометра» записывает показания спидометра при выезде, а в графе 6 «Час фактичний» – фактическое число, месяц, время выезда;
• в строке «Виїзд дозволений, підпис механіка» подтверждает сделанные им записи и передачу водителю автомобиля в исправном состоянии

ВОДИТЕЛЬ

• в строке «Автомобіль прийняв» водитель подписью подтверждает получение автомобиля и задания

ЗАПРАВЩИК

• в разделе «Рух пального, літрів» в строках граф 7–9 записывает марку, код и объем выданного топлива и подтверждает свои записи подписью

ЗАКАЗЧИК

Записи не осуществляет.Кроме случаев, когда при необходимости изменяется маршрут движения (заполняются разделы «Завдання водієві», «Послідовність виконання завдання»). Новые записи должны совпадать с данными ТТН

ЗАПРАВЩИК

• определяет остаток топлива и указывает его в строке 12 раздела III «Рух пального», подтверждая подписью

ВОДИТЕЛЬ

• в строке «Автомобіль здав» ставит подпись о сдаче механику исправного автомобиля

МЕХАНИК

• в разделе «Робота водія та автомобіля» в графе 6 указывает дату и время фактического возвращения в гараж, заполняет графу 5 «Показання спідометра»;
• в строке «Прийняв механік» подписью подтверждает достоверность значений граф 5 и 6 и принятие от водителя автомобиля в исправном (неисправном) состоянии

ДИСПЕТЧЕР

• в разделе «Робота водія та автомобіля» в графе 4 определяет расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего пункта разгрузки до гаража;
• в разделе «Рух пального, літрів» в графах 12 и 13 записывает время работы спецоборудования и двигателя (при наличии) на основании граф 15–22 ТТН;
• в разделе «Послідовність виконання завдання» (обратная сторона) на основании ТТН в графе 24 указывает номера поездок, номера ТТН (талонов заказчика), отработанное время, количество перевезенного груза и выполненные грузообороты. Эти записи подтверждают водитель и диспетчер

БУХГАЛТЕРИЯ

• заполняется графа 32 «витрати пального за нормою»;
• заполняется графа 33 «витрати пального фактично» как сумма значений граф 10 и 9 за минусом графы 11 раздела «Рух пального, літрів»;
• заполняется графа 34 «час в наряд і автомобіля і причепа» – разница соответствующих строк графы 6 раздела «Робота водія та автомобіля» (за исключением 1 часа обеденного перерыва). Круглосуточные простои из-за бездорожья, технических неисправностей и т. п. исключаются;
• заполняется графа 36 «час у русі автомобіля» – графа 34 минус графы 37, 38;
• графа 35 «час в наряді причепа» заполняется аналогично гр. 36;
• заполняется графа 37 «час у простої на лінії» – на основании графы 21 ТТН;
• графа 38 «час у простої по тех. несправності» заполняется на основании записей в «Особливі відмітки» путевого листа;
• графа 39 «кількість їздок з вантажем» – указывается количество ТТН;
• графа 40 «загальний пробіг автомобіля» и графа 41 «загальний пробіг причепа» – разница между показаниями спидометра при возвращении и при выезде из гаража (графа 5 раздела «Робота водія та автомобіля»);
• графа 42 «пробіг з вантажем автомобіля» и графа 43 «пробіг з вантажем причепа» – сумма граф 24 всех ТТН;
• графа 44 «перевезено тонн, всього» равна общему объему в графе 27 раздела «Послідовність виконання завдання» и соответствует графам 37 всех ТТН;
• графа 45 «в т. ч. перевезено тонн на причепах» на основании графы 27 раздела «Послідовність виконання завдання»;
• графа 46 (47) = графа 44 x графа 22;
• графа 49 «зарплата» заполняется на основании граф 37–47 ТТН (при необходимости);
• расчеты по заработной плате заверяются подписью ответственного лица. Достоверность всех расчетов подтверждается подписью бухгалтера

При заполнении Путевого листа грузового автомобиля, используемого в транспортной работе с почасовым учетом, на лицевой стороне ставится штамп «Погодинна». К такому путевому листу прилагается два экземпляра Талона заказчика. 

Оформление товарно-транспортной накладной

Типовая форма ТТН утверждена приказом Мининфраструктуры от 05.12.2013 г. № 983, который внес изменения в Правила № 363. Новая форма ТТН (форма № 1-ТН) действует с 14.01.2014 г. Однако порядок заполнения данной формы не утвержден. Поэтому при заполнении формы № 1-ТН рекомендуем использовать правила заполнения документов на перевозку, указанные в разд. 11 Правил № 363, а также Инструкцию № 228info 4.

ТТН выписывается грузоотправителем в 4 экземплярах перед началом перевозки грузов. Первый – остается у грузоотправителя, а второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, передаются водителю. После доставки груза один из экземпляров ТТН остается у грузополучателя. Два других экземпляра, заверенные грузополучателем, передаются: один - перевозчику, второй – грузоотправителю.

 

Заполнение отдельных граф (строк) ТТН

Таблица 1

Графа Информация
1 – 3, 5 – 6 Приводятся данные (название, цена и т. п.) в разрезе отдельных грузов
4 При перевозке грузов в пакетах на поддонах указывается количество пакетов. При перевозке навалом (насыпом, наливом) делается соответствующая запись и количество мест не указывается
Указывается вид упаковки, в которой перевозится груз (сокращенно: «ящ.», «корз.», «боч.», «пак.» и т. д.). Если товар не упакован, указывается «н/у».
8 Указываются реквизиты документов (название, №, дата), прилагаемых к ТТН
9 Указывается общая масса груза (в тоннах)

 

Оформление талона заказчика

Талон заказчика выписывается перевозчиком в двух экземплярах при почасовой оплате транспортных услуг. Данный документ является дополнением к путевому листу грузового автомобиля.

 

Учет бланков путевых листов

Бланки транспортной документации учитываются по дебету счета 209 по стоимости их приобретения с учетом расходов на их доставку. Списание бланков производится в соответствии с нормами П(С)БУ 16, а именно – в момент выдачи ответственному лицу они списываются на административные расходы предприятия и отражаются проводкой: Дт 92 Кт 209.

В налоговом учете расходы на приобретение бланков путевых листов и ТТН включаются в состав расходов на общих основаниях по аналогии с правилами бухгалтерского учета.

КОНСУЛЬТАЦИИ

Уставный фонд

НДС

Экспортно-импортные операции

Финансовая отчетность

Налог на прибыль

Дивиденды

Кассовые операции

Травмы на производстве

Командировки

Бухучет договорных обязательств

Автомобиль на предприятии

Заработная плата

Земля и недвижимость

Кадровые вопросы

Бухучет праздничных мероприятий

Интернет-магазин

Ломбардные услуги

Финансовая помощь

Лизинговые операции

Сельское хозяйство

Частный предприниматель

Специфические вопросы

Информация для гостей сайта

Уважаемые гости и пользователи нашего сайта!
Все публикации размещенные на сайте носят информационно-справочный характер и не являются официальными. Буду очень благодарна, если свои отзывы, замечания и пожелания, а также информацию о замеченых ошибках и неточностях Вы укажете в комментариях. Возможность оставить свой комментарий имеется в конце каждого опубликованного материала.
Задавать вопросы и обсуждать интересующие Вас темы предлагаю на форуме - они будут доступны широкому кругу читателей.
Всегда буду рада прийти Вам на помощь!