Хранение первичных документов и учетных регистров, прошедших обработку и ставших основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия (п. 6.7 Положения № 88 [81]). За сохранность обработанных бухгалтерских документов, регистров и отчетности отвечает собственник (руководитель) предприятия в соответствии с действующим законодательством и учредительными документами (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете [43]).

В зависимости от объемов документации предприятия обязанности по ее хранению могут быть возложены на специальное подразделение или на одного работника предприятия (архивариуса). Если же документов сравнительно немного, то хранение документов может быть поручено соответствующему работнику (например, секретарю) в порядке совмещения должностей. Сроки хранения документов регламентированы п. 44.3 НКУ [1] и Перечнем № 578/5 [82]. Нормами НКУ [1] определено, что минимальный срок хранения документов составляет 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой такие документы использовались.

Рассмотрим основные правила исчисления сроков хранения документов, установленные Перечнем № 578/5 [82]. Итак, в этом Перечне [82] все сроки хранения дифференцированы по двум группам организаций:

— организации, в деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд (далее — НаФ). Сроки хранения документов для них приведены в графе 3 Перечня № 578/5 [82];

— организации, в деятельности которых не создаются документы НаФ. Сроки хранения документов этих организаций приведены в графе 4 Перечня № 578/5 [82].

Согласно п. 2.10 Перечня № 578/5 [82] отсчет сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2016 году, началось с 1 января 2017 года.

Документы, для обозначения срока хранения которых Перечень № 578/5 [82] использует отметку «До ликвидации организации», бессрочно хранятся на предприятии, а в случае его ликвидации — подлежат экспертизе ценности, по результатам которой те из них, которые затрагивают права граждан, передаются по описям дел в местные архивные учреждения или архивные отделы горсоветов (п. 2.7 Перечня № 578/5 [82]).

Срок хранения документов, для которых в Перечне № 578/5 [82] стоит пометка «Пока не исчезнет необходимость», определяется самими предприятиями, но не может быть менее одного года (п. 2.9 Перечня № 578/5 [82]).