Документы предприятия могут быть отобраны для уничтожения только по окончании установленных Перечнем № 578/5 [82] сроков и только после завершения проверки налоговыми органами (письмо ГНСУ от 18.05.2012 г. № 13920/Ж/17-1216) за соответствующий период. Это касается документов (в основном бухгалтерской документации), в примечании к сроку хранения которых (графа 5 Перечня № 578/5 [82]) указано: «При условии окончания проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения».

В обратной ситуации, когда проверка проведена, но предусмотренные сроки хранения документов еще не истекли, передавать документы для уничтожения нельзя. Более того, если до момента окончания сроков хранения документов будет снова проведена налоговая проверка, налогоплательщик не сможет отказать проверяющим в доступе к документам на том основании, что они уже становились предметом проверки.

Сроки хранения документов, определенные Перечнем № 578/5 [82], являются минимальными, их нельзя сокращать, однако они могут быть продлены, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретного предприятия.

В самом общем виде все документы, образующиеся в деятельности предприятий, в зависимости от сроков их хранения можно разделить на такие группы:

1) документы постоянного хранения;

2) документы с установленным сроком хранения, после истечения которого они могут быть уничтожены. Документы этой группы, в свою очередь, делятся на:

а) документы длительного (свыше 10 лет) хранения, в частности документы по личному составу;

б) документы временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.