Документы, которые должны быть в наличии у водителя при осуществлении автомобильных перевозок, перечислены в статьях 39, 48 Закона № 2344, а также в Перечне № 207. Лицам, уполномоченным осуществлять контроль на автомобильном транспорте и в сфере безопасности дорожного движения запрещено требовать у водителя документы не предусмотренные Перечнем №207 (п.2 постановления КМУ от 25/02/2009 №207)
Однако для бухгалтера наибольший интерес представляют документы, подтверждающие расходы при эксплуатации автомобиля. Для грузового автомобиля такими документами являются:
- ТТН;
- путевой лист грузового автомобиля;
- талон заказчика (при почасовой оплате работы автотранспорта).
Что касается легкового автомобиля, то до 16.04.2013 г. основным подтверждающим документом являлся Путевой лист служебного легкового автомобиля (типовая форма № 3). Согласно приказу Госслужбы статистики от 19.03.2013 г. № 95 данная форма утратила силу, однако новая форма не утверждена. Поскольку ранее действующая форма содержала все реквизиты, необходимые для подтверждения расходов на ГСМ, в т. ч. и направление использования автомобиля, предприятие может воспользоваться нормой п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете и разработать форму путевого листа самостоятельно, взяв за основу форму, утвержденную Приказом № 74.
Оформление путевого листа легкового автомобиля
Если предприятие для разработки первичной документации учета работы автотранспорта воспользуется формой путевого листа, приведенной в Приказе № 74, то для заполнения бланка можно воспользоваться нормами Инструкции № 74. Порядок заполнения путевого листа приведен в схеме 1.
Схема 1. Порядок заполнения Путевого листа легкового автомобиля
ДИСПЕТЧЕР• на лицевой стороне ставит штамп предприятия; |
||
МЕДРАБОТНИК• после проведения проверки состояния водителя подтверждает факт допуска своей печатью с указанием времени и даты проверки |
МЕХАНИК• в строке 4 раздела II «Робота водія і автомобіля» механик (другое ответственное лицо) указывает показания спидометра при выезде автомобиля из гаража; |
|
ВОДИТЕЛЬ• в строке «Автомобіль прийняв» водитель подписью подтверждает получение автомобиля и задания |
||
ЗАПРАВЩИК• в строках 8–10 раздела III «Рух пального» записывает марку, код марки и количество выданного топлива (при необходимости) |
||
ЗАКАЗЧИКПосле выполнения задания ответственное лицо, использовавшее автомобиль, на обратной стороне путевого листа ставит подпись и печать в подтверждение выполненного обслуживания. Если был нарушен режим работы водителя, то об этом указывается также на обратной стороне путевого листа |
||
ЗАПРАВЩИК• определяет остаток топлива и указывает его в строке 12 раздела III «Рух пального», подтверждая подписью |
ВОДИТЕЛЬ• в строке «Автомобіль здав» ставит подпись о сдаче механику исправного автомобиля |
|
МЕХАНИК• заполняет строки 5 и 7 раздела II «Робота водія та автомобіля» – указывает время и показания спидометра, подтверждая записи подписью; • подтверждает подписью принятие автомобиля у водителя |
||
ДИСПЕТЧЕР или БУХГАЛТЕРИЯ• заполняет графу 13 «Витрати пального за нормою» исходя из пробега автомобиля (стр. 5 – стр. 4 раздела II) и нормы расхода топлива; |
Оформление путевого листа грузового автомобиля
Приказ № 488/346, которым была утверждена форма путевого листа грузового автомобиля, с 10.12.2013 г. утратил силу. Так что и для грузовых автомобилей, как и для легковых, предприятие может разработать собственную форму путевого листа. Для его заполнения можно воспользоваться порядком, который регламентирован Инструкцией № 228.
Схема 2. Порядок заполнения Путевого листа грузового автомобиля
ДИСПЕТЧЕР• указывает код или наименование режима роботы водителя; номер колонны, бригады, марку, государственный номер, тип автомобиля и его гаражный номер; фамилию, инициалы, класс и табельный номер водителя; марку, государственные и гаражные номера прицепов (полуприцепов), а также фамилию, инициалы сопровождающих лиц; |
||
МЕДРАБОТНИК• после проведения проверки состояния водителя подтверждает факт допуска своей печатью с указанием времени и даты проверки |
МЕХАНИК• в разделе «Робота водія та автомобіля» в графе 5 «Показання спідометра» записывает показания спидометра при выезде, а в графе 6 «Час фактичний» – фактическое число, месяц, время выезда; |
|
ВОДИТЕЛЬ• в строке «Автомобіль прийняв» водитель подписью подтверждает получение автомобиля и задания |
||
ЗАПРАВЩИК• в разделе «Рух пального, літрів» в строках граф 7–9 записывает марку, код и объем выданного топлива и подтверждает свои записи подписью |
||
ЗАКАЗЧИКЗаписи не осуществляет.Кроме случаев, когда при необходимости изменяется маршрут движения (заполняются разделы «Завдання водієві», «Послідовність виконання завдання»). Новые записи должны совпадать с данными ТТН |
||
ЗАПРАВЩИК• определяет остаток топлива и указывает его в строке 12 раздела III «Рух пального», подтверждая подписью |
ВОДИТЕЛЬ• в строке «Автомобіль здав» ставит подпись о сдаче механику исправного автомобиля |
|
МЕХАНИК• в разделе «Робота водія та автомобіля» в графе 6 указывает дату и время фактического возвращения в гараж, заполняет графу 5 «Показання спідометра»; |
||
ДИСПЕТЧЕР• в разделе «Робота водія та автомобіля» в графе 4 определяет расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего пункта разгрузки до гаража; |
||
БУХГАЛТЕРИЯ• заполняется графа 32 «витрати пального за нормою»; |
При заполнении Путевого листа грузового автомобиля, используемого в транспортной работе с почасовым учетом, на лицевой стороне ставится штамп «Погодинна». К такому путевому листу прилагается два экземпляра Талона заказчика.
Оформление товарно-транспортной накладной
Типовая форма ТТН утверждена приказом Мининфраструктуры от 05.12.2013 г. № 983, который внес изменения в Правила № 363. Новая форма ТТН (форма № 1-ТН) действует с 14.01.2014 г. Однако порядок заполнения данной формы не утвержден. Поэтому при заполнении формы № 1-ТН рекомендуем использовать правила заполнения документов на перевозку, указанные в разд. 11 Правил № 363, а также Инструкцию № 228.
ТТН выписывается грузоотправителем в 4 экземплярах перед началом перевозки грузов. Первый – остается у грузоотправителя, а второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, передаются водителю. После доставки груза один из экземпляров ТТН остается у грузополучателя. Два других экземпляра, заверенные грузополучателем, передаются: один - перевозчику, второй – грузоотправителю.
Заполнение отдельных граф (строк) ТТН
Таблица 1
Графа | Информация |
1 – 3, 5 – 6 | Приводятся данные (название, цена и т. п.) в разрезе отдельных грузов |
4 | При перевозке грузов в пакетах на поддонах указывается количество пакетов. При перевозке навалом (насыпом, наливом) делается соответствующая запись и количество мест не указывается |
7 | Указывается вид упаковки, в которой перевозится груз (сокращенно: «ящ.», «корз.», «боч.», «пак.» и т. д.). Если товар не упакован, указывается «н/у». |
8 | Указываются реквизиты документов (название, №, дата), прилагаемых к ТТН |
9 | Указывается общая масса груза (в тоннах) |
Оформление талона заказчика
Талон заказчика выписывается перевозчиком в двух экземплярах при почасовой оплате транспортных услуг. Данный документ является дополнением к путевому листу грузового автомобиля.
Учет бланков путевых листов
Бланки транспортной документации учитываются по дебету счета 209 по стоимости их приобретения с учетом расходов на их доставку. Списание бланков производится в соответствии с нормами П(С)БУ 16, а именно – в момент выдачи ответственному лицу они списываются на административные расходы предприятия и отражаются проводкой: Дт 92 Кт 209.
В налоговом учете расходы на приобретение бланков путевых листов и ТТН включаются в состав расходов на общих основаниях по аналогии с правилами бухгалтерского учета.