Путевой лист: указание маршрута, периодичность составления
  • Регистрация
ruenuk

Несмотря на то, что формы путевых листов отменены и не являются обязательными для использования предприятиями (см., в частности, определение ВАСУ от 21.09.2017 г. № К/800/34426/16), для списания топлива все равно нужен документ, который будет фиксировать «работу» автомобиля и потребление им ГСМ.

В своих разъяснениях в качестве документа, подтверждающего расходование ГСМ, налоговики хотят видеть первичный документ, являющийся по своей природе аналогом путевого листа (см. письмо ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15, письмо Мининфраструктуры от 23.04.2013 г. № 4492/25/10-13).

При этом отметим, что налоговики (см., в частности, письмо ГФСУ от 02.11.2015 г. № 23178/6/99-99-19-02-02-15) говорят о том, что субъекты хозяйствования могут использовать удобную форму первичного документа, (1) утвержденную приказом об учетной политике предприятии, (2) при условии наличия всех реквизитов первичного документа, сведений в нем о хозяйственной операции и подтверждения ее осуществления.

Я думаю, саму форму такого первичного документа — аналога путевого листа можно утвердить обычным приказом по предприятию, а не приказом об учетной политике.

А в учетной политике прописать, что списание ГСМ осуществляется на основании формы документа, утвержденной предприятием.

Обязательно ли указывать маршрут поездок в путевом листе? Отметим, что и налоговики, и суды указывают на то, что первичный документ — аналог путевого листа должен содержать обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Поэтому если в документе не заполнены некоторые реквизиты, но обязательные реквизиты заполнены, такой первичный документ нельзя признавать недействительным.

При этом, к примеру, такой обязательный реквизит первичного документа, как «содержание и объем хозяйственной операции», а именно то, какую детализацию он должен давать, — это предмет суждений.

Судебная практика свидетельствует о том, что налоговики «критично» относятся к путевым листам, не позволяющим идентифицировать направление использования указанного топлива в хозяйственной деятельности — в которых отсутствуют точные маршруты движения транспортных средств, время работы, показатели спидометров, марки горючего, подписи ответственных лиц и т. д. (см., к примеру, постановление Хмельницкого окружного админсуда от 16.11.2015 г. по делу № 822/6023/15).

Следует отметить, что факт «хозяйственности» операции по-прежнему важен и для НДС-учета. Налоговый кредит с приобретенных ГСМ, которые были использованы не в хоздеятельности, нужно будет по правилам компенсировать путем начисления налоговых обязательств по п. 198.5 НКУ. А значит, предприятию нужно иметь доказательства, что поездка была связана с хоздеятельностью. Доказать это как раз и позволяет указание маршрута поездки.

Поможет ли в этом случае приказ, который содержит требование, что автомобиль может использоваться только в хоздеятельности (для исполнения работником своих трудовых обязательств)? На наш взгляд, это не «железное» доказательство «хозяйственного» использования. Ведь наличие такого приказа не гарантирует, что фактически авто не использовалось для каких-то других целей. Поэтому, по нашему мнению, в путевом листе (в документе — аналоге путевого листа) лучше указывать маршрут поездок. Либо тогда можно иметь другие документы, подтверждающие, куда ездил автомобиль, — например, маршрутные листы.

Если вы можете подтвердить маршрут поездки другими документами, то в путевом листе его можно и не указывать.

Можно ли составлять путевой лист только раз в месяц? Ранее действующая Инструкция № 74info 4требовала путевой лист служебного автомобиля оформлять только на один рабочий день (смену) и выдавать его при условии сдачи водителем путевого листа за прошедший день работы. На сегодняшний день эти требования отменены. А значит, в принципе, ничто не мешает предприятию составлять путевые листы и реже, к примеру, раз в неделю или раз в месяц.

Но! Если вы выбираете такой вариант оформления путевого листа, то стоит помнить, что просто «общей суммой» за месяц указать показания спидометра на начало месяца, на конец и вывести общий пробег за месяц и общие расходы топлива будет неправильно. По крайней мере, при таком подходе стоит быть готовым спорить с налоговиками за подтверждение расходования ГСМ.

Такой «месячный» путевой лист, считаем, должен все равно заполняться ежедневно, и в нем должны отражаться в разрезе каждого дня (ежедневные) данные спидометра (при выезде и заезде), маршрут, общий пробег автомобиля за день, расход топлива за день.

Месячный путевой лист все равно должен фиксировать ежедневные расходы ГСМ.

Обязательно ли в путевом листе делать отметки о медосмотре водителей? В п. 4.6 Положения № 65/80info 4 указано, что результаты проведенного предрейсового и послерейсового медосмотров вносятся в Журнал ежесменного предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителей (приложение 3 к Положению № 65/80). При наличии путевого листа медицинский работник делает в нем запись о результате контроля за состоянием здоровья водителя автотранспортного средства.

Но учитывая, что:

— во-первых, первичен все же факт фиксирования медосмотра в Журнале, а не в путевом листе (о второстепенности этих данных в путевом листе свидетельствуют слова «при наличии путевого листа»);

— во-вторых, путевые листы как таковые не обязательны для применения, то фиксировать факт прохождения медосмотра водителей в документе — аналоге путевого листа, разработанном на предприятии, не обязательно.

Добавить комментарий

Убедительная просьба, коллеги! Вопросы консультационного характера задавайте, пожалуйста, на форуме. Вопросы заданные на форуме проще отслеживать для ответа. Если Вы все таки решили задать вопрос или прокомментировать статью в комментариях, то щелкните курсором мышки в окошке "Я не робот" и ответьте на вопросы reCAPTCHA (если таковые будут)

КОНСУЛЬТАЦИИ

Уставный фонд

НДС

Экспортно-импортные операции

Финансовая отчетность

Налог на прибыль

Кассовые операции

Травмы на производстве

Командировки

Бухучет договорных обязательств

Автомобиль на предприятии

Заработная плата

Земля и недвижимость

Кадровые вопросы

Бухучет праздничных мероприятий

Интернет-магазин

Ломбардные услуги

Финансовая помощь

Лизинговые операции

Сельское хозяйство

Частный предприниматель

Специфические вопросы

Информация для гостей сайта

Уважаемые гости и пользователи нашего сайта!
Все публикации размещенные на сайте носят информационно-справочный характер и не являются официальными. Буду очень благодарна, если свои отзывы, замечания и пожелания, а также информацию о замеченых ошибках и неточностях Вы укажете в комментариях. Возможность оставить свой комментарий имеется в конце каждого опубликованного материала.
Задавать вопросы и обсуждать интересующие Вас темы предлагаю на форуме - они будут доступны широкому кругу читателей.
Всегда буду рада прийти Вам на помощь!