Что бы привести в порядок кадровую документацию предлагаю начать со штатного расписания. Штатное расписание предприятия существенно упрощает решение целого ряда вопросов, связанных с управленческой, кадровой, бухгалтерской и плановой работой. Именно на основании штатного расписания производятся подбор персонала на вакантные должности, прием на работу, перевод работников на другую работу, планирование расходов на оплату труда, составление отчетности в службу занятости о наличии вакансий и т. д.

Начнем с того, что собой представляет штатное расписание. Это документ, устанавливающий организационную структуру предприятия, штаты и оклады (тарифные ставки) работников. Штатное расписание содержит наименование должностей (профессий), численность работников и оклады (ставки) по каждой должности (профессии). Для хозрасчетных предприятий единой типовой формы штатного расписания не существует. Так что открывайте приказ Минфина «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57.

В общем случае штатное расписание содержит: гриф утверждения, заголовок и текст. В тексте указывают наименование структурных подразделений; наименование должностей (профессий); количество штатных единиц соответствующей должности (профессии); размеры окладов (тарифных ставок), надбавок и доплат по каждой должности (профессии); месячный фонд заработной платы для работников соответствующей должности (профессии) и в целом по предприятию.

Составление штатного расписания разобьем условно на 6 этапов.

1 этап — определяем структуру предприятия, формы и системы оплаты труда. Наименования структурным подразделениям, как правило, предприятия присваивают самостоятельно. Но в отдельных случаях от правильного наименования отдела или цеха может зависеть возможность получения работниками определенных льгот и гарантий. Так, если, например, работники вашего предприятия имеют право на пенсию по возрасту на льготных условиях согласно Спискам № 1 и № 2, то при установлении наименований структурных подразделений, в которых они трудятся, учитывайте наименования, указанные в этих списках.

Формы и системы оплаты труда, применяемые на предприятии, должны быть установлены в коллективном договоре (другом локальном нормативном акте работодателя, согласованном с профсоюзом (представителем трудового коллектива)).

2 этап — устанавливаем перечень должностей и профессий работников. В штатном расписании должны быть указаны все необходимые для нормальной работы предприятия должности и профессии, в том числе те, которые занимают совместители, а также вакантные должности. Ведь именно на основании этого документа планируется необходимая численность работников. При разработке штатного расписания имейте в виду, что работодатель имеет право давать штатным единицам только наименования, указанные в Классификаторе профессий ДК 003:2010. Эти же наименования впоследствии будут использоваться в текстах приказов по личному составу, записях в трудовую книжку.

3 этап — рассчитываем численность штатных единиц. Под штатной единицей понимается должностная единица, установленная штатным расписанием предприятия. Количество штатных единиц обычные предприятия определяют самостоятельно, руководствуясь экономической обоснованностью и целесообразностью содержания планируемой численности работников. В зависимости от потребностей предприятия допускается устанавливать в штатном расписании количество штатных единиц по должностям менее 1 (например, 0,75 или 0,5). Их устанавливают в случаях, если по данной должности не требуется занятость работника полное рабочее время.

В то же время на одну «целую» единицу, указанную в штатном расписании по определенной должности (профессии), может быть принят как один работник, так и, например, два работника с неполным рабочим днем на 0,5 штатной единицы каждый. Это означает, что каждый из этих двух работников отработает 50 % рабочего времени и получит, соответственно, половину оклада, установленного по этой должности.

4 этап — устанавливаем размеры окладов, надбавок, доплат. Здесь ориентиром должен быть колдоговор либо другой локальный нормативный акт работодателя (например, Положение об оплате труда), согласованный с профсоюзом (представителем трудового коллектива), в котором установлены нормы труда, расценки, тарифные сетки, ставки, схемы должностных окладов, условия введения и размеры надбавок, доплат. Нельзя устанавливать всем работникам оклады (тарифные ставки) в одинаковом размере. Требование о необходимости оплачивать их труд с учетом квалификации работников и сложности выполняемых работ осталось и в ст. 95 КЗоТ, и в ст. 6 Закона об оплате труда. В штатном расписании допускается утверждение одинаковых наименований должностей с разными должностными окладами (тарифными ставками).

При составлении штатного расписания на 2017 год учитывайте, что оклад (месячная тарифная ставка) работника не может быть меньше прожиточного минимума, установленного для трудоспособных лиц на 1 января 2017 года (т. е. 1600 грн.).

В штатном расписании по отдельным должностям могут быть указаны доплаты и/или надбавки, которые являются составляющими системы оплаты труда и носят постоянный характер. А вот «трудовую» доплату до минимальной зарплаты в штатном расписании отражать не нужно, поскольку ее размер может меняться в зависимости от выполненной нормы труда в текущем месяце.

5 этап — подготавливаем проект штатного расписания. Перед утверждением штатного расписания готовится его проект, который согласовывается с руководителями отделов (служб). Нужно ли проект штатного расписания согласовывать с профсоюзом? Считаем, что нет, если порядок установления размеров окладов (ставок), доплат и надбавок регулирует коллективный договор (другой локальный нормативный акт работодателя, который согласован с профсоюзом (представителем трудового коллектива)), а штатное расписание составляется на его основе (с учетом его требований).

6 этап — утверждаем штатное расписание. Обычно штатное расписание утверждают путем издания соответствующего приказа (распоряжения) по основной деятельности. Допускается также утверждение штатного расписания непосредственно грифом утверждения . Штатное расписание, как правило, вводится в действие с начала календарного года и действует в течение всего года. В то же время коммерческие предприятия могут утверждать штатные расписания с желаемой периодичностью, хоть ежемесячно. Если срок действия штатного расписания не оговорен, то оно действует бессрочно вплоть до утверждения нового.

При необходимости в штатное расписание могут быть внесены изменения. Если они не существенны, то, как правило, издают приказ о внесении изменений в штатное расписание. Если же изменений много, то имеет смысл изложить штатное расписание в новой редакции.

Приведем образец штатного расписания предприятия, утвержденного непосредственно грифом утверждения.

Директор по экономике______________________ Петренко Т.С.

Главный бухгалтер__________________________ Семенова З.С.