После завершения командировки работник обязан (п.п. 170.9.2 НКУ [1]):
1) отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку денежных средств путем заполнения и предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом № 841 [80]. К Отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих
суммы понесенных в связи с командировкой расходов;
2) вернуть сумму излишне израсходованных в командировке средств (при наличии).
Сроки предоставления Отчета
|
Цель выдачи аванса |
Форма выдачи аванса |
||
|
В наличной форме |
в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков и других платежных документов |
||
|
расчеты производились наличными, снятыми с платежных карточек |
Расчеты производились в безналичной форме |
||
|
Срок предоставления отчета |
|||
|
Для покрытия командировочных расходов |
До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ [1]) |
До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ [1]) |
Не позднее 10 дней после окончания командировки (до 20 банковских дней* при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ [1]) |
|
Для решения производственных (хозяйственных) вопросов в командировке |
До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ [1]) |
До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ [1]) |
Не позднее 10 дней после окончания командировки (до 20 банковских дней* при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ [1]) |
|
Для выполнения отдельных гражданско-правовых действий (решения производственных (хозяйственных) вопросов) |
До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет работодателя, выдавшего средства под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ [1]) |
||
|
* Срок предоставления Отчета может быть продлен работодателем для выяснения вопросов о выявленных расхождениях между соответствующими отчетными документами. |
|||
Интересный момент возникает при выдаче аванса на командировку в безналичной форме путем перечисления на личную (зарплатную) карточку работника. По нашему мнению, в этом случае следует руководствоваться общими сроками предоставления Отчета, установленными п.п. 170.9.2 НКУ [1]. То есть работник обязан отчитаться о количестве и направлениях использования денежных средств до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершает командировку. Основывается этот вывод на том, что НКУ [1] не содержит специальных норм, устанавливающих сроки предоставления Отчета в случае перечисления денежных средств на командировку на личную платежную карточку работника.
Однако фискалы считают иначе. По их мнению, действие п.п. 170.9.3 НКУ [1]распространяется как на случаи, когда в командировке используется корпоративная платежная карточка, так и на случаи использования работником личной карточки (см. письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214). В связи с этим фискалы делают, на наш взгляд, ошибочный вывод: если во время служебной командировки работник получал наличные с применением личного специального платежного средства, то он должен предоставить Отчет до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки.
Излишне израсходованные денежные средства, выданные на командировку (остаток денежных средств сверх суммы, потраченной согласно Отчету), должны быть возвращены в кассу или перечислены работником на банковский счет работодателя, выдавшего денежные средства, до или во время подачи Отчета (п.п. 170.9.2 НКУ [1], п. 11 разд. II и п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59 [76], п. 2.11 Положения № 637 [57] и п. 3 Порядка № 841 [80]).
Если же работник в командировке потратил собственные средства, то погасить возникшую перед ним задолженность следует до окончания 3-го банковского дня после утверждения руководителем соответствующего Отчета (п. 11 разд. II и п. 19 разд. III Инструкции № 59 [76]).