Документ

Описание формы и назначение документа

Примечание

1. График предоставления отпусков

График представляет собой расписание ежегодных отпусков с учетом интересов производства, личных интересов трудящихся и возможностей для их отдыха, а также условий, предусмотренных ч. 7, 12 — 16 ст. 10 Закона об отпусках.

На законодательном уровне форма графика не утверждена, однако за основу можно брать макет, приведенный в Научно-обоснованных рекомендациях по организации кадровой работы на предприятиях строительной отрасли, утвержденных решением Государственного комитета Украины по строительству и архитектуре от 23.12.2004 г. № 1.

При составлении графика предоставления отпусков на текущий год необходимо учесть некоторые важные моменты:

1. В график следует внести все виды ежегодных отпусков, на которые имеет право работник. А вот остальные виды отпусков, предусмотренные ст. 4 Закона об отпусках, в нем указывать не нужно.
2. Если у работника есть неиспользованные дни отпусков за прошлые годы, то в графике на текущий год необходимо предусмотреть период и для их предоставления.
3. При предоставлении отпуска для «чернобыльцев» следует помнить, что неиспользованные дни такого отпуска нельзя перенести на следующий год, как и получить компенсацию за такие дни при увольнении («Вестник налоговой службы Украины», 2009, № 19, с. 25).
4. В графике отпусков указываются только временные пределы предоставления отпуска (например, май — июнь). Конкретная дата начала и окончания отпуска согласовывается работником и работодателем, после чего последний доводит ее до сведения работника в письменном уведомлении (см. п. 2 данной таблицы).
5. В график предоставления отпусков, при необходимости, можно внести изменения, однако на это требуется согласие как самого работника и выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя) или другого уполномоченного на представительство трудовым коллективом органа (если изменения происходят по инициативе работодателя), так и работодателя (если инициатором изменений выступает работник).

Кроме того, следует помнить, что график:

• составляется не позднее 5 января текущего года;
• утверждается собственником (уполномоченным органом) по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом;
• доводится до сведения всех работников (желательно под роспись, для этого в графике предусматривается отдельная графа)

Основанием для предоставления ежегодного отпуска является приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (см. п. 4 данной таблицы). В свою очередь, основанием для издания приказа служит график предоставления отпусков. Отметим, что именно такой принцип предоставления отпусков (т. е. «сверху вниз» или «от руководства к работнику») закреплен в Законе об отпусках.

Вместе с тем в отдельных случаях приказ может быть издан на основании заявления работника о предоставлении отпуска (см. п. 3 данной таблицы). Такое возможно, если на предприятии отсутствует график предоставления отпусков либо он не согласованс профкомом или иным уполномоченным органом. Также в этом случае обходятся и без уведомления о дате начала отпуска. Отметим, что установление очередности отпусков по принципу «снизу вверх» или «от работника к руководству» характерно для небольших предприятий, а также для ФЛП-работодателей (хотя в письме Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10 указывалось, что норма Закона о составлении графика отпусков должна быть соблюдена и в случае, когда на предприятии работает три человека)

2. Уведомление о дате начала отпуска

Уведомление составляется работодателем в письменном виде в произвольной форме и не позднее чем за две недели до установленного графиком срока ежегодного отпуска предоставляется каждому работнику для ознакомления (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках).

Некоторые работодатели практикуют объединение уведомления о начале отпуска с графиком отпусков или приказом о предоставлении отпуска, предусматривая соответствующие графы.

В уведомлении указывается конкретная дата начала и окончания отпуска после ее согласования между работодателем и работником

Уведомление работника менее чем за 2 недели или неуведомление работника считается нарушением трудового законодательства.

В результате работник может требовать переноса ежегодного отпуска на другой срок (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках)

3. Заявление работника о предоставлении отпуска

Такое заявление:

• составляется работником собственноручно в произвольной форме;
• оформляется на имя руководителя предприятия;
• передается для согласования работодателю, который проставляет на нем соответствующую резолюцию. Если у работника есть непосредственный начальник, то на заявлении должна быть и его резолюция;
• составляется не менее чем за две недели до желаемой даты отпуска, в том случае, если на предприятии нет графика предоставления отпусков.

В заявлении указывается, с какого числа и на какой срок работник хочет пойти в отпуск, а также вид отпуска — ежегодный оплачиваемый

Иногда в заявлении работники указывают период нахождения в отпуске. Однако такая формулировка не совсем удачная, поскольку может породить путаницу, связанную с днем окончания отпуска если на период отпуска приходится нерабочий день(дни), следовательно, отпуск должен быть продлен на количество нерабочих дней. 

Во избежание такой ситуации целесообразно в заявлении не указывать дату окончания отпуска

4. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

Типовая форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма № П-3) утверждена приказом № 489. В то же время эта форма носит рекомендательный характер и на практике зачастую применяют упрощенную его форму.

Приказ составляется в двух экземплярах, один из которых подается в бухгалтерию, а второй остается в отделе кадров.

Утвержденный приказ доводится до сведения работников предприятия под роспись

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска бухгалтерия рассчитывает отпускные, а отдел кадров делает отметки в разделе V «ВІДПУСТКИ» личной карточки работника (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины и Министерства обороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/656)

5. Табель учета использования рабочего времени

В табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом № 489) о периоде нахождения работника в отпуске делают такие отметки:

• основной ежегодный отпуск — буквенный код «В», цифровой — 08;

• ежегодный дополнительный отпуск — «Д», 09;

• дополнительный отпуск для чернобыльцев — «Ч», 10

—