В зависимости от «масштаба» работодателя в «отпускной цепочке» может быть от двух (к примеру, ФЛП и его наемный работник) до пяти и более (директор, непосредственный руководитель, кадровая служба, бухгалтерия, наемный работник) участников.
Чтобы отпускная пора не выбивала из колеи ни одного из них, а также для обеспечения прав и обязанностей работников, предоставление отпуска должно быть надлежащим образом оформлено (табл. 1).
Таблица 1. Документальное оформление отпуска
Документ |
Описание формы и назначение документа |
Примечание |
1. График предоставления отпусков |
График представляет собой расписание ежегодных отпусков с учетом интересов производства, личных интересов трудящихся и возможностей для их отдыха, а также условий, предусмотренных ч. 7, 12 — 16 ст. 10 Закона об отпусках. На законодательном уровне форма графика не утверждена, однако за основу можно брать макет, приведенный в Научно-обоснованных рекомендациях по организации кадровой работы на предприятиях строительной отрасли, утвержденных решением Государственного комитета Украины по строительству и архитектуре от 23.12.2004 г. № 1. При составлении графика предоставления отпусков на текущий год необходимо учесть некоторые важные моменты:
Кроме того, следует помнить, что график:
|
Основанием для предоставления ежегодного отпуска является приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (см. п. 4 данной таблицы). В свою очередь, основанием для издания приказа служит график предоставления отпусков. Отметим, что именно такой принцип предоставления отпусков (т. е. «сверху вниз» или «от руководства к работнику») закреплен в Законе об отпусках. Вместе с тем в отдельных случаях приказ может быть издан на основании заявления работника о предоставлении отпуска (см. п. 3 данной таблицы). Такое возможно, если на предприятии отсутствует график предоставления отпусков либо он не согласованс профкомом или иным уполномоченным органом. Также в этом случае обходятся и без уведомления о дате начала отпуска. Отметим, что установление очередности отпусков по принципу «снизу вверх» или «от работника к руководству» характерно для небольших предприятий, а также для ФЛП-работодателей (хотя в письме Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10 указывалось, что норма Закона о составлении графика отпусков должна быть соблюдена и в случае, когда на предприятии работает три человека) |
2. Уведомление о дате начала отпуска |
Уведомление составляется работодателем в письменном виде в произвольной форме и не позднее чем за две недели до установленного графиком срока ежегодного отпуска предоставляется каждому работнику для ознакомления (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках). Некоторые работодатели практикуют объединение В уведомлении указывается конкретная дата начала и окончания отпуска после ее согласования между работодателем и работником |
Уведомление работника менее чем за 2 недели или неуведомление работника считается нарушением трудового законодательства. В результате работник может требовать переноса ежегодного отпуска на другой срок (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках) |
3. Заявление работника о предоставлении отпуска |
Такое заявление:
В заявлении указывается, с какого числа и на какой срок работник хочет пойти в отпуск, а также вид отпуска — ежегодный оплачиваемый |
Иногда в заявлении Во избежание такой ситуации целесообразно в заявлении не указывать дату окончания отпуска |
4. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска |
Типовая форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма № П-3) утверждена приказом № 489. В то же время эта форма носит рекомендательный характер и на практике зачастую применяют упрощенную его форму. Приказ составляется в двух экземплярах, один из которых подается в бухгалтерию, а второй остается в отделе кадров. Утвержденный приказ доводится до сведения работников предприятия под роспись |
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска бухгалтерия рассчитывает отпускные, а отдел кадров делает отметки в разделе V «ВІДПУСТКИ» личной карточки работника (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины и Министерства обороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/656) |
5. Табель учета использования рабочего времени |
В табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом № 489) о периоде нахождения работника в отпуске делают такие отметки:
|
— |