Несмотря на то, что формы путевых листов отменены и не являются обязательными для использования предприятиями (см., в частности, определение ВАСУ от 21.09.2017 г. № К/800/34426/16), для списания топлива все равно нужен документ, который будет фиксировать «работу» автомобиля и потребление им ГСМ.

В своих разъяснениях в качестве документа, подтверждающего расходование ГСМ, налоговики хотят видеть первичный документ, являющийся по своей природе аналогом путевого листа (см. письмо ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15, письмо Мининфраструктуры от 23.04.2013 г. № 4492/25/10-13).

При этом отметим, что налоговики (см., в частности, письмо ГФСУ от 02.11.2015 г. № 23178/6/99-99-19-02-02-15) говорят о том, что субъекты хозяйствования могут использовать удобную форму первичного документа, (1) утвержденную приказом об учетной политике предприятии, (2) при условии наличия всех реквизитов первичного документа, сведений в нем о хозяйственной операции и подтверждения ее осуществления.

Я думаю, саму форму такого первичного документа — аналога путевого листа можно утвердить обычным приказом по предприятию, а не приказом об учетной политике.

А в учетной политике прописать, что списание ГСМ осуществляется на основании формы документа, утвержденной предприятием.

Обязательно ли указывать маршрут поездок в путевом листе? Отметим, что и налоговики, и суды указывают на то, что первичный документ — аналог путевого листа должен содержать обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Поэтому если в документе не заполнены некоторые реквизиты, но обязательные реквизиты заполнены, такой первичный документ нельзя признавать недействительным.

При этом, к примеру, такой обязательный реквизит первичного документа, как «содержание и объем хозяйственной операции», а именно то, какую детализацию он должен давать, — это предмет суждений.

Судебная практика свидетельствует о том, что налоговики «критично» относятся к путевым листам, не позволяющим идентифицировать направление использования указанного топлива в хозяйственной деятельности — в которых отсутствуют точные маршруты движения транспортных средств, время работы, показатели спидометров, марки горючего, подписи ответственных лиц и т. д. (см., к примеру, постановление Хмельницкого окружного админсуда от 16.11.2015 г. по делу № 822/6023/15).

Следует отметить, что факт «хозяйственности» операции по-прежнему важен и для НДС-учета. Налоговый кредит с приобретенных ГСМ, которые были использованы не в хоздеятельности, нужно будет по правилам компенсировать путем начисления налоговых обязательств по п. 198.5 НКУ. А значит, предприятию нужно иметь доказательства, что поездка была связана с хоздеятельностью. Доказать это как раз и позволяет указание маршрута поездки.

Поможет ли в этом случае приказ, который содержит требование, что автомобиль может использоваться только в хоздеятельности (для исполнения работником своих трудовых обязательств)? На наш взгляд, это не «железное» доказательство «хозяйственного» использования. Ведь наличие такого приказа не гарантирует, что фактически авто не использовалось для каких-то других целей. Поэтому, по нашему мнению, в путевом листе (в документе — аналоге путевого листа) лучше указывать маршрут поездок. Либо тогда можно иметь другие документы, подтверждающие, куда ездил автомобиль, — например, маршрутные листы.

Если вы можете подтвердить маршрут поездки другими документами, то в путевом листе его можно и не указывать.

Можно ли составлять путевой лист только раз в месяц? Ранее действующая Инструкция № 74требовала путевой лист служебного автомобиля оформлять только на один рабочий день (смену) и выдавать его при условии сдачи водителем путевого листа за прошедший день работы. На сегодняшний день эти требования отменены. А значит, в принципе, ничто не мешает предприятию составлять путевые листы и реже, к примеру, раз в неделю или раз в месяц.

Но! Если вы выбираете такой вариант оформления путевого листа, то стоит помнить, что просто «общей суммой» за месяц указать показания спидометра на начало месяца, на конец и вывести общий пробег за месяц и общие расходы топлива будет неправильно. По крайней мере, при таком подходе стоит быть готовым спорить с налоговиками за подтверждение расходования ГСМ.

Такой «месячный» путевой лист, считаем, должен все равно заполняться ежедневно, и в нем должны отражаться в разрезе каждого дня (ежедневные) данные спидометра (при выезде и заезде), маршрут, общий пробег автомобиля за день, расход топлива за день.

Месячный путевой лист все равно должен фиксировать ежедневные расходы ГСМ.

Обязательно ли в путевом листе делать отметки о медосмотре водителей? В п. 4.6 Положения № 65/80 указано, что результаты проведенного предрейсового и послерейсового медосмотров вносятся в Журнал ежесменного предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителей (приложение 3 к Положению № 65/80). При наличии путевого листа медицинский работник делает в нем запись о результате контроля за состоянием здоровья водителя автотранспортного средства.

Но учитывая, что:

— во-первых, первичен все же факт фиксирования медосмотра в Журнале, а не в путевом листе (о второстепенности этих данных в путевом листе свидетельствуют слова «при наличии путевого листа»);

— во-вторых, путевые листы как таковые не обязательны для применения, то фиксировать факт прохождения медосмотра водителей в документе — аналоге путевого листа, разработанном на предприятии, не обязательно.

Приказом Минфина от 17.09.2018 г. № 763 обновлены формы налоговой накладной (НН) и расчета корректировки (РК), а также внесены изменения в Порядок № 1307. Разберемся со всеми новиками подробнее.

Для начала еще раз отметим, что в ноябре мы регистрируем НН и РК еще по старой форме. Приказ № 763 вступает в силу с первого числа месяца, следующего за месяцем его официального опубликования. Опубликовали его 06.11.2018 г. Соответственно, заработает новая форма НН и РК с 1 декабря 2018 года. Начиная с этой даты, все НН/РК, независимо от даты их составления (!), необходимо будет регистрировать по новой форме. Теперь перейдем к подробному разбору новшеств.

Налоговый номер плательщика налогов. Пожалуй, одно из неприятных нововведений — это новый реквизит налоговой накладной «податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта». В заглавной части НН/РК в полях, отведенных как для продавца, так и для покупателя, теперь, кроме ИНН плательщика НДС, нужно указывать еще и налоговый номер плательщика налогов. Что это за номер? В сноске к самой форме НН указано, что это налоговый номер налогоплательщика согласно Порядку № 1588, т.е. это:

— для юридических лиц — 8-значный код ЕГРПОУ;

— для физических лиц (ФЛП) — 10-значный идентификационный код.

Если физлицо по своим религиозным убеждениям отказалось от налогового номера, о чем имеется отметка в паспорте, то вместо налогового номера в этом поле проставляется серия (при наличии) и номер паспорта.

Свой налоговый номер продавец (в поле для указания данных продавца) указывает всегда. А вот налоговый номер покупателя заполняется в случае (п.4 «обновленного» Порядка № 1307):

- если поставка товаров/услуг осуществляется плательщику НДС (т. е. покупатель является плательщиком НДС) и

- если НН составляются согласно п. 10 Порядка заполнения НН (в частности, это «специфические» НН — поставки дипломатическим миссиям и т. п.).

Соответственно, в случае, если НН не подлежит выдаче покупателю, это поле не заполняется.

Пример. Продавец ООО «Розочка» (ИНН — 200306320394, код ЕГРПОУ — 20030635) составляет НН на неплательщика — ООО «Лютик» (код ЕГРПОУ — 33459312). В таком случае «заглавная» часть налоговой накладной заполняется так:

1) в поле «Не підлягає наданню отримувачу (покупцю) з причини (зазначається відповідний тип причини)» ставится отметка «Х» и тип причины «02»;

2) в поле «Постачальник (продавець)» указываем:

— наименование — «ТОВ «Розочка»;

— ИНН — «200306320394»;

— налоговый номер — «20030635» (нули в лишних клеточках не ставим);

3) в поле «Отримувач (покупець) указываем:

— наименование — «Неплатник»;

— ИНН — «100000000000» (как и раньше, ставим «условный» ИНН);

— налоговый номер — не заполняем.

Аналогично заполняется заглавная часть НН, которая составляется по ежедневным итогам операций (за исключением того, что такая НН составляется с типом причины «11»).

Если поставка осуществляется филиалу, который от имени головного предприятия — плательщика НДС является стороной договора, то в поле «податковий номер платника податку…», предназначенном для указания данных покупателя, проставляем налоговый номер головного предприятия.

Обратите внимание! В п. 201.1 НКУ говорится, что обязательным реквизитом НН является «податковий номер платника податкУ (продавця та покупця)». Специально делаем акцент на окончании — номер плательщика налога, а не налогов. То есть тут речь идет как раз об ИНН — индивидуальном налоговом номере плательщика налога на добавленную стоимость. А в Порядке № 1588, на который идет отсылка в форме НН, речь идет о налоговом номере плательщика налогов (всех налогов, а не только НДС). Поэтому считаем, что именно ИНН, как и прежде, — обязательный реквизит НН.

Хотя в самой форме почему-то этот новый реквизит сформулирован как «податковий номер платника податку».

Новая графа «Сума податку на додану вартість». Теперь в НН и РК по каждой номенклатурной позиции нужно будет указывать сумму НДС (т. е. НН будет содержать не только общую сумму НДС, но и по каждой позиции). Значение в этой графе, как указано в Порядке, может содержать до 6 (включительно) знаков после запятой. Зачем внесена эта оговорка о 6 знаках после запятой, понятно. Ведь если в НН указано несколько товарных позиций, по каждой из которых мы по общим правилам «округлим» НДС, то общая сумма НДС в налоговой накладной просто не сойдется за счет округлений. При этом указывать все 6 знаков после запятой вовсе не обязательно — указываем их столько, сколько необходимо для того, чтобы выйти на правильную общую сумму НДС (но не более 6 знаков после запятой).

А в раздел А, судя по всему, сумма НДС будет переноситься с учетом округления копеек до двух знаков.

«Номенклатурная» графа. Графа 2 НН (гр. 3 РК) теперь называется «Опис (номенклатура) товарів/послуг продавця». Такая «косметическая» правка связана с тем, что в этой графе не всегда дословно пишут товарную номенклатуру, а иногда указывают и другие данные, например, даты/номера «входных» НН (в НН, составленных по пп. 198.5 и 199.1 НКУ).

Сводные налоговые накладные. Тут в общем-то новшество следующее — в самой «шапке» сводной накладной в поле «Зведена податкова накладна» теперь будем ставить не отметку «Х», а проставлять код признака:

«1» — если составляем сводную НН на «компенсирующие» налоговые обязательства (НО) по п. 198.5 НКУ;

«2» — если составляем сводную НН на «компенсирующие» НО по п. 199.1 НКУ;

В «компенсирующих» НН реквизит «Налоговый номер покупателя» не заполняется.

«3» — если составляем сводную НН «на превышение минбазы над фактической ценой» согласно п. 15 Порядка № 1307»;

«4» — если составляем сводные НН на ритмичные поставки (в «ритмичной» НН на неплательщика НДС реквизит «Налоговый номер покупателя» не заполняется).

Во всем остальном порядок заполнения сводных и сводных «компенсирующих» НН остался прежним .

Давайте, к примеру, посмотрим, как будет заполняться «шапка» НН, если мы составляем сводную «компенсирующую» НН по п. 198.5 НКУ — товары/услуги/необоротные активы предназначены для использования или начинают использоваться в операциях, которые освобождены от обложения НДС. В этом случае в поле:

— «Зведена податкова накладна» ставим «1»;

— «Не підлягає наданню отримувачу (покупцю)» ставим «Х» и указываем тип причины «09» (как и раньше);

— «Постачальник-продавець» указываем свое название, ИНН и свой налоговый номер плательщика налогов;

— «Отримувач» (покупець)» указываем свое название, условный ИНН — «600000000000», налоговый номер плательщика налогов — покупателя не заполняем.

Во всем остальном порядок заполнения налоговой накладной остался прежним.

Изменения в форме расчета корректировки. А тут изменения более «интересные».

В раздел Б формы РК добавлены новые графы:

1) вместо прежней гр. 1 теперь две графы:

— 1.1 (для нумерации строк в самом РК);

— 1.2 (для отражения номеров строк из корректируемой НН или добавления новых строк в НН);

2) гр. 2 «Причина коригування» тоже разбита на две графы:

— 2.1 «код причини». Обратите внимание: теперь причину корректировки мы будем указывать не словами, а кодом. Только вот перечень этих кодов в Порядке не определен. Они будут обнародоваться на сайте ГФСУ. На данный момент их пока нет. Поэтому какие причины корректировки будут предусмотрены и будет ли среди них такая причина корректировки, как «Виправлення помилки», пока непонятно;

— 2.2 «№ з/п групи коригування». Новый реквизит. Судя по всему, группой корректировки считаются строки на «-» и на «+» в пределах одной корректируемой позиции НН. Так, в п. 23 «обновленного» Порядка № 1307 сказано, что «строке корректируемой налоговой накладной, указанной со знаком «-», и новой(ым) строке(ам) с исправленными показателями, которая ее заменяет(ют), присваиваетсяодинаковый порядковый номер группы корректировки, который указывается в графе 2.2 табличной части расчета корректировки, и приводится одинаковая причина корректировки». При этом количество групп корректировки в РК может быть неограниченным. Каждой группе корректировки присваивается отдельный следующий порядковый номер. То есть если мы корректируем сразу две позиции НН (и товар «А», и товар «Б»), то строки РК (на «-» и на «+» по товару «А» будут иметь свою нумерацию в гр. 2.1 («1»), а по товару «Б» — свою («2»).

А вот может ли в одном РК указываться сразу несколько причин корректировки, пока непонятно.

Исправление ошибок в заглавной части НН. Непосредственно в Порядке (п. 22) закреплены те разъяснения, которые фискалы уже давали ранее. Ошибки в заглавной части НН исправляем так: поставщик на дату выявления ошибки составляет РК, в котором все правильно заполненные реквизиты НН повторяются, а реквизит, в котором допущена ошибка, заполняется без ошибок. При этом табличная часть такого РК (ни раздел А, ни раздел Б, в том числе и причина корректировки) не заполняется.

Иначе говоря, исправляют ошибку «пустым» нулевым РК с правильно переписанной заглавной частью.

Алгоритм заполнения РК. Теперь непосредственно в Порядке прописан алгоритм заполнения табличной части РК:

— одной строкой со знаком «-» полностью «обнуляем» показатели строки, подлежащей корректировке. При этом не совсем понятно, что имеется в виду, когда говорится, что показатели строки, которая корректируется, указываются «со знаком «-» отдельно в каждой графе». Какие именно графы?

— прибавляем новую(ые) строку(и) с исправленными показателями (при необходимости), которой(ым) присваивается новый очередной порядковый номер, который не указывался в налоговой накладной.

Новая строка(и) добавляется при необходимости. Например, если речь идет о 100 % возврате товаров или авансовых платежей, то новые строки в РК не добавляются, а приводится только строка на «-».

Зарегистрированные по ошибке («лишние» НН). Наконец-то прописали механизм исправления («аннулирования») «лишних» ошибочных НН.

Но! Механизм исправления предусмотрен только для случая, когда уже по факту в ЕРНН на одну операцию зарегистрировано две и более НН (в том числе и тот случай, когда еще 2 января 2018 года были автоматом зарегистрированы заблокированные НН — т. е. могло оказаться, что плательщик уже зарегистрировал НН + ему автоматом зарегистрировали «брошенную» заблокированную НН).

Если в ЕРНН на одну операцию зарегистрировано две и более НН, то поставщик к каждой такой «лишней» НН составляет РК со специальным типом причины «20» (проставляется в «шапке» РК в графе «Не підлягає наданню отримувачу (покупцю) з причини». При этом отметка «Х» не ставится (п. 24 «обновленного» Порядка № 1307).

В шапке такого РК в поле «До податкової накладної від…» указываются дата и номер излишне зарегистрированной (ошибочной) НН. А далее порядок заполнения РК зависит от того, составляли ли мы раньше к такой излишне составленной НН «обнуляющий» РК или нет:

1) если РК еще не составляли, то тогда «табличную часть РК» заполняем как «обычный» «уменьшающий» РК (в котором строкой со знаком «-» полностью обнуляем показатели НН).

Поскольку РК уменьшающий, регистрирует его покупатель.

Внизу в нижней части этого РК (в отдельном информационном поле «Інформаційні дані щодо складеної та зареєстрованої в Єдиному реєстрі податкових накладних податкової накладної») указываем реквизиты правильной НН. Второе информационное поле с данными о реквизитах РК не заполняется, так как к нашей ошибочной НН он (РК) ранее не составлялся;

2) если «обнуляющий» РК к «лишней» НН уже составляли, тогда «табличную часть РК» оставляем пустой (так как, по сути, предыдущим РК мы «обнулили» данные НН) — в п. 24 «обновленного» Порядка сказано: «графы с 1 по 15 раздела Б такого расчета корректировки и строки А не заполняются».

Поскольку такой РК «нулевой», регистрирует его сам продавец.

В нижней части такого РК нужно заполнить два информационных поля:

— реквизиты правильной НН;

— реквизиты РК, которым вы ранее уже «обнуляли» ошибочную НН.

Может возникнуть вопрос: зачем к НН, которую мы уже ранее «обнулили», составлять еще один РК с типом причины «20»? Это нужно сделать для того, чтобы «ушло» ∑_{Перевищ}. Ведь если, к примеру, ошибочная НН была зарегистрирована, скажем, в сентябре, а аннулирующий РК к ней — в октябре, то, поскольку ошибочные НН и РК не отражаются в декларации, после регистрации РК в октябре у плательщика могло появиться ∑_{Перевищ} за октябрь (так как сумма НДС по данным декларации за октябрь превысила сумму НДС за октябрь по данным ЕРНН).

После регистрации РК с типом причины «20» по идее ∑_{Перевищ} должно «уйти».

Обратите внимание! Вышеописанный механизм исправления «лишней» НН (путем составления к ней РК с типом причины «20») действует в случае, когда в ЕРНН уже зарегистрированы на одну и ту же операцию две и больше НН.

А если пока зарегистрирована только одна — «лишняя» НН?

Эта ситуация в Порядке прямо не прописана. Но, повторим, РК с типом причины «20» составляется только для случая, когда в ЕРНН уже зарегистрирована и правильная, и ошибочная НН. Ведь в таком РК нужно указать реквизиты правильной НН. Без этого РК не пройдет регистрацию.

Поэтому если зарегистрирована только «лишняя» НН в ЕРНН, то:

1) можно попытаться сначала составить к ней, как и раньше, обычный «аннулирующий» РК как на возврат товаров/авансов. Регистрирует его продавец. Затем зарегистрировать правильную НН. А потом, чтобы уйти от ∑_{Перевищ}, зарегистрировать еще и «пустой» РК с типом причины «20», в котором уже дать отсылку и на правильную НН, и на предыдущий «аннулирующий» РК;

2) либо сначала регистрировать правильную НН и только потом составлять РК на аннулирование ошибочной НН с типом причины «20» (но это потребует отвлечения реглимита).

Что вступит в силу с января 2020 года? Часть изменений вступит в силу с 01.01.2020 г. Но, честно говоря, вступление конкретно чего хотели отодвинуть нормотворцы, до конца и не понятно. Так, изменения, вступающие в силу с 01.01.2020 г., касаются составления НН на неплательщиков и итоговых НН. И, как мы понимаем, дело тут в том, что прямо в Порядке закрепляется, что итоговые НН должны будут составляться в общем порядке — по правилам, установленным Порядком заполнения НН. Иначе говоря, в таких НН нужно будет заполнять все графы (а не просто указывать «Товари в асортименті»). Но этот момент еще требует прояснения.

У предприятия или предпринимателя есть необходимость или желание привлечь сторонних лиц к выполнению определенных видов работ (предоставлению услуг) на условиях гражданско-правового договора (ГПД). Все плюсы и минусы такого договора учтены. Но не спешите принимать окончательное решение. В некоторых сферах деятельности ГПД имеет свои нюансы. А есть ряд работ или услуг, где ГПД «отбить» у фискалов вообще сложно.

Бухгалтерские услуги

Чтобы обеспечить ведение бухучета, предприятие может самостоятельно выбрать форму его организации. Часть 4 ст.8 Закона о бухучете разрешает ведение бухгалтерского учета на договорных началах централизованной бухгалтерией или предприятием, СПД, самозанятым лицом, осуществляющим деятельность в сфере бухучета и/или аудиторской деятельности. Следовательно, предприятие, например, может пользоваться услугами специалиста по бухучету, который осуществляет предпринимательскую деятельность без создания юридического лица.

Исключения составляют предприятия, которые представляют общественный интерес, — они образовывают бухгалтерскую службу во главе с главным бухгалтером, в состав которой входят не менее двух лиц (исключение — негосударственные пенсионные фонды и институты совместного инвестирования). Это, в частности, предприятия:

- эмитенты ценных бумаг, ценные бумаги которых допущены к биржевым торгам;

- банки;

- страховщики;

- негосударственные пенсионные фонды;

- прочие финучреждения (кроме относящихся к микро- и малым предприятиям);

- предприятия, которые относятся к крупным предприятиям.

Наиболее подходящий вид ГПД для таких взаимоотношений — договор о предоставлении услуг. Тем более что Закон о бухучете говорит именно об использовании услуг специалиста по бухучету. Если вы все-таки решили использовать данный вариант оформления отношений с бухгалтером, то советуем учесть наши рекомендации.

Предмет договора. Лучший вариант — чтобы предметом договора на бухгалтерское обслуживание было «предоставление бухгалтерских услуг», «ведение бухгалтерского учета», «составление, подписание и предоставление финансовой и налоговой отчетности» и т. п. Не вписывайте в договор такие формулировки: «выполнение обязанностей бухгалтера», «выполнение функций согласно профессии бухгалтера», «на исполнителя возлагается полная материальная ответственность». Кроме того, ГПД не должен возлагать на исполнителя бухгалтерских услуг обязанность подчиняться: главному бухгалтеру, руководителю или другим лицам; внутреннему трудовому распорядку или каким-либо другим организационным документам предприятия, в том числе по вопросам ведения бухучета.

Исполнитель бухгалтерских услуг по ГПД должен быть полностью самостоятельным (независимым) и действовать на собственный риск.

Обязанности исполнителя бухгалтерских услуг. Четко сформулируйте в ГПД перечень действий, за которые исполнитель бухуслуг несет ответственность. В этот перечень могут входить, в частности:

- составление и подписание первичных (и прочих) документов, заполнение регистров бухгалтерского учета;

- ведение налогового учета на предприятии;

- составление, подписание и предоставление финансовой, налоговой и статистической отчетности;

- сопровождение проверок.

Стоимость бухгалтерских услуг и порядок выплаты вознаграждения. Не включайте в договор условие о повременной оплате работ (услуг). Лучше укажите, какие конкретно работы (услуги) исполнитель должен выполнить (предоставить), чтобы получить ту или иную сумму. Приведите стоимость каждого действия, которое включено в перечень обязанностей исполнителя. В Акте предоставленных услуг также указывайте выполненный объем предоставленных услуг.

Услуги охраны

Сразу скажем: ГПД на предоставление услуг по охране или наблюдению за объектом — рисковое дело. Особенно если услуги по охране предоставляются лицом, не являющимся предпринимателем.

Намереваясь заключить с таким лицом ГПД, придется постараться, чтобы в отношениях проверяющие не усмотрели «трудовой» окраски. Ведь ГПД обычно заключают для выполнения разовых работ. А цель лица, предоставляющего услуги по охране, — обеспечивать сохранность объекта постоянно, в течение всего времени, пока он его охраняет. При этом очевидно, что для заказчика важно, чтобы исполнитель охранял объект в определенное время суток, т. е. чтобы он подчинялся определенному графику, установленному заказчиком. Часто все эти факторы позволяют контролерам усомниться в гражданско-правовом характере отношений между предприятием и физлицом, предоставляющим услуги охраны, и переквалифицировать их в трудовые. (См., в частности, определение ВАСУ от 05.12.2014 г. по делу № К/9991/60626/11.

Хотя при грамотном оформлении ГПД от претензий проверяющих можно «отбиться». Если в ГПД прописать, что исполнитель обязуется просто наблюдать за этим объектом в течение определенного промежутка времени (не подстраиваясь под график работы предприятия), то сам по себе данный факт не должен свидетельствовать о подчинении исполнителя заказчику. При этом важно, чтобы в договоре с лицом, предоставляющим услуги по охране, не было указаний на то, что он подчиняется внутреннему распорядку заказчика и ему устанавливается определенный график работы.

Желательно, чтобы в штатном расписании предприятия не было вакансии по должности охранника (сторожа, консьержа и т.п.). Еще один важный момент, касающийся лиц, предоставляющих услуги по охране. Охранная деятельность является лицензируемой (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 5 Закона Украины «Об охранной деятельности» от 22.03.2012 г. № 4616-VI). Поэтому услуги охраны на основании ГПД может предоставлять лишь предприниматель, который имеет соответствующую лицензию. Но если предприятие довольствуется простым надзором за этим объектом, то тут можно обойтись без лицензии.

Услуги в IТ-сфере, дизайн

Отношения со специалистами IT-сферы, дизайна могут строиться на основании ГПД, но тут нужно соблюдать соответствующие условия. Предметом таких договоров выступают: «услуги по информационно-техническому обслуживанию», «ремонт компьютерной техники», «подготовка макета» и т. п. Разумеется, в договоре должен быть прописан перечень конкретных обязанностей, возлагаемых на исполнителя. Формулировка, например, может быть такой: «Исполнитель обязуется выполнить по заданию Заказчика работу по созданию произведений в области информационных технологий, а именно:

— графический дизайн отдельного объекта (дизайн сайтов, баннеров, рекламных материалов, создание персонажей, анимация, создание логотипов);

— программирование (создание CGI-скриптов, консольных программ, flesh-программирование, иные виды программирования);

— верстка HTML-шаблона;

— создание сценария баннера, конкретной компьютерной игры, перевод и создание описаний конкретного сайта, написание статьи на заданную тему».

Но обязательно пропишите конечный результат, за который вы готовы заплатить и после достижения которого ГПД будет расторгнут.

Ни о каком подчинении внутреннему распорядку предприятия, соблюдении определенного графика работы в ГПД не упоминайте!

Также внимательно нужно отнестись к прописываемым в договоре условиям оплаты выполненных работ (предоставленных услуг) (см. выше о бухгалтерских услугах).

А вот на предоставлении услуг администратора системы остановимся отдельно. В зависимости от размера и специфики компании от лица, предоставляющего такие услуги, будут требовать настройки программного обеспечения для стабильной работы, проведения установки/инсталляции серверов, обслуживания офисной компьютерной техники, поддержки пользователей и т. д. То есть уйти от необходимости подчинения внутреннему распорядку предприятия, систематичности предоставления услуг не удастся. Так что в случае с сисадмином предпочтительнее трудовой договор.

Оказание услуг по перевозке

Все, что мы сказали выше об условиях заключения ГПД на бухгалтерские услуги, охранные услуги (услуги наблюдения), касается и услуг перевозки (единственное отличие — лицензирование, но о нем чуть позже). То есть вы не пишете в договоре, что нанимаете водителя, а фиксируете, что исполнитель должен перевезти определенный груз по установленному маршруту. Желательно, чтобы при предоставлении услуг перевозки водитель использовал собственный транспорт. Иначе исчезает, в частности, рисковый характер услуги. А это может вызвать у проверяющих желание признать такие отношения трудовыми.

Если все-таки услуги перевозки исполнитель предоставляет вам, используя ваш транспорт, то рекомендуем передать транспортное средство перевозчику-ГПДшнику в пользование на основании договора аренды, ссуды и т. п.

И еще один момент. Некоторые услуги по перевозке подлежат лицензированию (см., в частности, п. 24 ч. 1 ст. 7 Закона Украины «О лицензировании видов хозяйственной деятельности» от 02.03.2015 г. № 222-VIII). Если вы заключили договор с ФЛП, который предоставляет такие услуги, поинтересуйтесь: есть ли у него лицензия?

«Сбытовые» услуги

Услуги по сбыту (поставке) продукции могут быть реализованы в рамках ГПД. Наиболее подходящий вид ГПД здесь — договор о предоставлении услуг. Также вы можете заключить с ФЛП агентский договор или договор поручения, особенности оформления которых регулируют гл. 31 ХКУ и гл. 68 ГКУ соответственно. Однако предупреждаем: договор должен быть подготовлен очень тщательно, чтобы у проверяющих не осталось сомнений — перед ними действительно ГПД, а не трудовой договор. Ну и, конечно же, не забываем указать в ГПД, какой конечный результат выполнения лицо должно передать по такому договору.

«Ресторанные» и «торговые» услуги

Остановимся на работах/услугах, которые схожи с обязанностями, выполняемыми официантами, барменами, кассирами, продавцами в рамках трудового договора.

Сразу скажем, что задача отстоять реальность таких ГПД очень сложная. Особенно если имеют место систематичность и продолжительность ГП-отношений.

По поводу услуг по обслуживанию зала (бармен/официант/администратор зала) суды также придерживаются позиции о том, что труд граждан, предоставляющих такие услуги, не вписывается в ГПД, поскольку они не являются самостоятельными. Эти лица выполняют работы / предоставляют услуги в рамках деятельности заведения ресторанного хозяйства с систематическим выполнением трудовых функций.

То же самое и с услугами по кассовому обслуживанию, продаже товара в магазине (кассир, продавец в магазине). Тут налицо трудовые отношения, и отстоять обратное очень сложно!

Подряд/услуги по приготовлению пищи (повар). Если лицо готовит блюда на отдельные заказы, то проблем нет. Если работа постоянная, подчиняется распорядку заведения ресторанного хозяйства или, скажем, кондитерского цеха, то тут оправдать ГПД будет сложно.

Услуги по уборке

Если это разовая акция — вопросов, конечно же, нет. А вот если такие услуги предоставляются систематично, регулярно, то придирки проверяющих возможны. В любом случае в договоре нужно четко прописать, какие именно клининговые услуги и в каком размере будут предоставлены исполнителем и оплачены заказчиком (мытье полов, чистка мебели, мойка окон и т. п.).

Тренерские услуги в фитнес-центре, услуги по обработке сообщений в колл-центре

В отношении этих услуг можно сказать все то же самое, что и про услуги по администрированию систем. Тут налицо регулярность предоставления услуг, подчинение распорядку предприятия, так что оправдать ГПД сложно. Но ситуации бывают разные. Так, если, например, лицо предоставляет такие услуги не систематично, то, на наш взгляд, отстоять такой ГПД можно. Главное — его правильно оформить.

Обновленная форма Заявления-расчета приведена в приложении 1 к Порядку № 12. Теперь она состоит непосредственно из самого Заявления-расчета (титульная страница) и пяти приложений к нему по видам материального обеспечения (приложения 1.1 — 1.5). Давайте рассмотрим ее заполнение подробнее.

Титульный лист Заявления-расчета можно условно разбить на две части: текстовую и табличную. Приведем порядок заполнения реквизитов текстовой части в табл. 1.

Таблица 1. Заявление-расчет. Титульная страница. Текстовая часть

Переходим к табличной части титульной страницы. Она содержит обобщенную информацию обо всех заполненных приложениях формы Заявления-расчета. То есть, если заполняем соответствующее приложение к Заявлению-расчету, то в табличной части титульной страницы приводим обобщенные данные по этому приложению (графы 3 и 4), а в графе 5 проставляем отметку о его заполнении.

Подавать с Заявлением-расчетом все приложения не нужно. Заполняем и подаем приложения только по тем видам выплат, по которым хотим получить финансирование в Фонде.

Мы с вами сегодня рассмотрим порядок заполнения приложений 1.1 «I. Матеріальне забезпечення» и 1.2 «II. Допомога на поховання». Остальные приложения посвящены «несчастным» выплатам.

Начинаем с приложения 1.1, в котором мы с вами будем отражать информацию по больничным и пособию по беременности и родам (см. табл. 2 и табл. 3).

Таблица 2. Заявление-расчет. Приложение 1.1

Таблица 3. Заявление-расчет. Приложение 1.2

Каждое заполненное приложение к Заявлению-расчету подписывает ответственное лицо страхователя и проставляет наименование своей должности, фамилию и инициалы. Заявление-расчет (титульный лист) подписывает руководитель, главный бухгалтер, проставляет печать (при наличии) и дату составления Заявления-расчета. В случае необходимости дополнительного финансирования по больничному листу, финансирование по которому уже было заявлено и получено, нужно составить «дополнительное» Заявление-расчет с указанием суммы, которую необходимо дополучить. При этом данные застрахованного лица и информацию о больничном листе нужно будет повторить.

С 1 октября заработал новый порядок получения пособий из ФСС: больничных, декретных, пособия на погребение и др. (Порядок № 12). Давайте разберемся с тем, что же изменилось по сравнению со старым порядком, ведь с указанной даты получать пособия из ФСС нужно будет уже по новым правилам.

Этап 1. Собираем документы

Работнику, трудоустроенному по основному месту работы, для подтверждения и оплаты дней временной нетрудоспособности или отпуска в связи с беременностью и родами нужно предоставить работодателю листок нетрудоспособности.

Работник-совместитель для оплаты дней болезни или отпуска в связи с беременностью и родами подает работодателю:

— копию листка нетрудоспособности, заверенную подписью руководителя и печатью по основному месту работы;

— справку о средней заработной плате с основного места работы и других мест работы по совместительству (если их несколько).

Работники-«льготники» (которые имеют право на пособие в размере 100 % средней зарплаты независимо от страхового стажа), помимо больничного, предоставляют копии соответствующих документов, подтверждающих такое право.

Перечень работников-«льготников» приведен в п. 5 ч. 1 ст. 24 Закона № 1105.

Для подтверждения страхового стажа работника, учитываемого при расчете сумм пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, понадобятся: трудовая книжка работника, копия трудовой книжки — для совместителей, справка ОК-7 (для подсчета страхового стажа за периоды с 01.01.2011 г.).

Для получения пособия на погребение нужны будут такие документы:

1) копия свидетельства о смерти застрахованного лица (члена семьи застрахованного лица);

2) оригинал извлечения из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан, выдаваемого отделом РАГС (оригинал справки для получения пособия на погребение — если госрегистрация смерти проводилась исполнительным органом сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета.

В извлечении, выдаваемом РАГС, указываются фамилия, имя и отчество лица, на запрос которого выдано это извлечение. Именно этому лицу страхователь должен выплатить пособие на погребение.

А вот в справке для получения пособия на погребение фамилия, имя и отчество лица, обратившегося за ее получением, не проставляются. Поэтому в этом случае страхователь выплачивает пособие на погребение тому лицу, которое предоставило все необходимые документы для его получения;

3) справка с места проживания о том, что умерший член семьи находился на иждивении застрахованного лица, — если застрахованное лицо получает пособие на погребение члена семьи.

Этап 2. Принимаем решение о назначении пособия

Для того чтобы ФСС профинансировал указанные виды пособий, должно быть принято решение об их назначении комиссией (уполномоченным) по социальному страхованию. Решение комиссии оформляется протоколом, на основании которого бухгалтер рассчитывает сумму пособия. Комиссии по социальному страхованию ст. 32 Закона № 1105 установлены определенные сроки рассмотрения документов для назначения пособий. Приведем их в табл. 1.

Таблица 1. Сроки рассмотрения документов для назначения пособий

О принятии решения комиссией… Здесь нужно учесть, что с 27.07.2018 г. обновлена форма Протокола комиссии (уполномоченного) по соцстрахованию на предприятии, в учреждении, организации. В целом форма осталась прежней, потеряв лишь таблицу о путевках.

С 27.07.2018 г. протоколы должны быть оформлены по новой форме! Если вы их оформляли по старой форме, рекомендуем переоформить.

Этап 3. Составляем и подаем Заявление-расчет.

Начиная с 01.10.2018 г. Заявление-расчет в ФСС подаем не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения комиссией (уполномоченным) по соцстрахованию о выплате материального обеспечения. Об этом говорит п. 2 Порядка № 12. Ранее таких строгих сроков для подачи Заявления-расчета не было установлено. С 1 октября придется за этим следить. Так что, получив больничный от работника, у вас, в общем и целом: 10 календарных дней на принятие решения о выплате пособия и 5 рабочих дней на то, чтобы рассчитать и подать на него Заявление-расчет в ФСС.

Идем дальше. Как и раньше, Заявление-расчет подается в рабочий орган исполнительной дирекции ФСС по местонахождению или месту проживания страхователя (п. 4 Порядка № 12). Новым Порядком обозначено, что подать Заявление-расчет можно:

— в бумажном виде лично в ФСС;

— отправив в электронном виде с применением электронной цифровой подписи. Заявление-расчет в бумажном виде формируем в двух экземплярах: один подается в ФСС, а второй хранится у страхователя вместе с документами, на основании которых назначено материальное обеспечение.

Когда появится возможность подать Заявление-расчет в электронном виде, страхователь вместе с подтверждающими документами должен будет хранить у себя его распечатанную копию.

Внимание! Следите, чтобы информация, внесенная в Заявление-расчет, полностью соответствовала документам, на основании которых назначается материальное обеспечение, и была отражена в регистрах бухгалтерского учета.

Этап 4. Работа ФСС с Заявлением-расчетом

Как и раньше, ФСС отведено 10 рабочих дней на то, чтобы проверить Заявление-расчет, предоставить рекомендации по результатам проверки, перечислить страхователю финансирование или предоставить обоснованный отказ в принятии Заявления-расчета.

За это же время ФСС осуществляет проверку правильности начисления выплат и при отсутствии замечаний осуществляет финансирование сумм, указанных в Заявлении-расчете.

И еще! Теперь в п. 8 Порядка № 12 закреплено право ФСС при необходимости осуществлять обмен информацией со страхователем путем направления запроса с целью уточнения информации, приведенной в Заявлении-расчете. Так что не удивляйтесь, если получите такой запрос.

В случае выявления ошибок и/или недостоверных сведений Заявление-расчет возвращается страхователю с соответствующими рекомендациями по их устранению.

Финансирование страхователей осуществляется согласно реквизитам, указанным в Заявлении-расчете, — на отдельный специально открытый текущий счет. Напомним, что обязательного открытия спецсчета требует п. 2 ст. 34 Закона № 1105.

Этап 5. Поступление средств и их выплата

Пунктом 2 ст. 34 Закона № 1105 оговорено, что страховые средства, зачисленные на отдельный спецсчет в банке, могут быть использованы страхователем исключительно на предоставление материального обеспечения застрахованным лицам, уплату НДФЛ и ВС (напомним, что пособие по беременности и родам и пособие на погребение НДФЛ и ВС не облагаются).

ЕСВ с суммы больничных и декретных мы по-прежнему уплачиваем со своего основного текущего счета.

После поступления страховых средств на спецсчет работодатель выдает надлежащие суммы работникам (застрахованным лицам) с соблюдением установленных для этого в ч. 2 ст. 32 Закона № 1105 сроков (п. 9 Порядка № 12).

Напомню о них (см. табл. 2).

Таблица 2. Сроки выплаты пособий

Как видим, сроки для выплаты пособия, установленные ст. 32 Закона № 1105, работодатель может соблюсти только при выплате пособия на погребение. А все потому, что этот срок привязан ко дню получения страховых средств от ФСС.

А вот сроки выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам привязаны в Законе № 1105 ко дню назначения пособия. А значит, легко можно и не успеть.

Справедливости ради отметим, что в п. 9 Порядка № 12 указано, что работодатель обязан осуществить выплату соответствующего материального обеспечения (пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам) после поступления средств, указанных в Заявлении-расчете, на счет страхователя, но не позднее чем в сроки, определенные в ч. 2 ст. 32 Закона № 1105.

Поэтому считаю, что:

1) сумму оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, оплачиваемых за счет работодателя, нужно выплачивать в ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты зарплаты;

2) сумму пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам, финансируемых за счет средств ФСС, нужно выплачивать не позднее чем в ближайший после дня получения средств от ФСС срок, установленный для выплаты зарплаты.

Кстати, можно и не ждать этого предельного срока и выплатить раньше, например, на следующий день после получения средств от ФСС (см. письмо ФСС по ВПТ от 21.11.2016 г. № 2.4-16-2036).

А что делать, если сумма пособия по временной нетрудоспособности либо пособия по беременности и родам, которая зашла на спецсчет работодателя и была снята для выплаты работникам, по каким-либо причинам не получена ими в срок? В Порядке № 12 прямого ответа на этот вопрос нет. Поэтому продолжаем пользоваться на этот случай «старенькими» разъяснениями-письмами ФСС (еще по ВПТ) от 31.03.2011 г. № 01-16-707 и от 21.11.2016 г. № 2.4-16-2036: «суммы пособий, не полученные застрахованным лицом в срок (командировка, болезнь), могут быть отнесены на счет депонентов до получения их застрахованным лицом».

Неизменными остались требования в отношении возврата ошибочно полученных средств ФСС:

1. Если работодатель обнаружил у себя ошибку и сумма полученных от ФСС средств превышает фактические расходы на проведение выплат, то неиспользованную сумму в течение 3 рабочих дней надо вернуть на счет ФСС (п. 12 Порядка № 12). Дополнительно письмом направляются объяснения причин возврата.
2. В случае выявления страхователем ошибок при начислении выплат за прошлые периоды (за пределами действующего бюджетного года) излишне начисленные и выплаченные средства также возвращаются страхователем в ФСС. Одновременно направляется письмо — объяснение причин возврата (п. 13 Порядка № 12).

Этап 6. Подаем Уведомление

Еще один важный момент. С 01.10.2018 г. вводится обязанность страхователей уведомлять ФСС о проведении выплат застрахованным лицам. Получив «соцстраховские» средства на счет и выплатив их работникам, страхователь теперь обязан отчитаться перед ФСС, направив Уведомление о том, что средства выплачены в полном объеме и в положенный срок (сроки). Форму Уведомления можно найти в приложении 2 к Порядку № 12. Такое Уведомление работодатель может направить ФСС (п. 10 Порядка № 12): в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи; письмом с уведомлением; лично в отделение ФСС.

Срок подачи Уведомления — 1 месяц со дня проведения выплат.

Очень часто бухгалтера задают вопросы по поводу ответственности за нарушение сроков выплаты зарплаты (выплата зарплаты один раз в месяц, выплата аванса в меньшем размере и т. д.). Ответы на большинство из них можно найти в письме Гоструда от 26.07.2018 г. № 58920/44.3-ДП-18.

Обратимся к законодательству: зарплату работникам нужно выплачивать (ст. 115 КЗоТ, ст. 24 Закона об оплате труда) не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней. Даже если работник в заявлении просит выплачивать ему зарплату один раз в месяц, вы все равно обязаны рассчитать сумму аванса и перечислить ее на счет работника (если зарплата выплачивается в безналичной форме) или получить зарплату в банке, оприходовать в кассе, а затем по истечении 5 рабочих дней депонировать ее, чтобы выплатить вместе с зарплатой за вторую половину месяца.

Размер зарплаты за первую половину месяца должен быть не меньше оплаты за фактически отработанное работником время из расчета тарифной ставки (должностного оклада) работника. То есть минимальную сумму аванса рассчитывают исходя из оклада работника, но с учетом отработанного им времени за период с 1 по 15 число. (См.письмо Минтруда от 09.12.2010 г. № 912/13/155-10.)

Сдельщикам сумму аванса исчисляют исходя из фактического объема произведенной ими продукции (работ, услуг) за первую половину месяца и сдельных расценок: (См. письмо Минтруда от 22.11.2010 г. № 964/13/84-10.)

— не позднее 7 дней после окончания периода, за который производится выплата. То есть зарплата за первую половину месяца (аванс) должна выплачиваться не позднее 22 числа текущего месяца, а зарплата за месяц — не позднее 7 числа месяца, следующего за месяцем ее начисления;

— в рабочие дни. Если день выплаты зарплаты совпал с праздничным, нерабочим или выходным днем, зарплату выплачивают накануне.

Что грозит работодателю, если указанные требования не соблюдаются?

Давайте представим разъяснения Гоструда на этот счет в таблице.

Добавлю, что в «довесок» к указанным штрафам к виновным должностным лицам и физлицам-предпринимателям-работодателям будет применен админштраф в размере от 510 до 1700 грн. согласно ч. 1 ст. 41 КоАП.

Также в письме Гоструда обращено внимание на тот момент, что «несвоевременная и не в полном объеме выплата заработной платы» относится к тем нарушениям, по которым не работает «штрафная амнистия».

По ряду нарушений, если работодатель выполняет предписание (устраняет нарушения/ошибки, которые были выявлены трудовыми инспекторами), «меры по привлечению объекта посещения и его должностных лиц к ответственности не применяются».

В заключение добавлю также, что занижение суммы зарплаты за первую половину месяца(аванса), по мнению Гоструда, грозит работодателю штрафом в 10-кратном размере МЗП согласно абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ (см. письмо Гоструда от 03.04.2018 г. № 2547/4/4.1-ДП-18). Тогда как Минсоцполитики в этой ситуации выступает за штраф в 3-кратном размере МЗП (см. письмо Минсоцполитики от 16.03.2018 г. № 118/0/22-18).